Regulamin

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu Synomi, dostępnego pod adresem synomi.ai.

Synomi jest dostępne jako serwis internetowy (synomi.ai) oraz jako aplikacja mobilna na systemy iOS i Android, dystrybuowana odpowiednio przez Apple App Store oraz Google Play. Aplikacja mobilna Synomi jest bezpłatna do pobrania. Niniejszy Regulamin obejmuje korzystanie z Synomi we wszystkich tych postaciach.

Usługodawca:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Nederland
KvK: 64597237
BTW: NL002503698B85
Email: hello@synomi.ai

2. Definicje

• Synomi - serwis internetowy oraz aplikacja mobilna (iOS i Android) do zarządzania firmą (ERP), przeznaczone dla osób samozatrudnionych (ZZP) oraz małych i średnich przedsiębiorstw
• Użytkownik - osoba fizyczna lub prawna korzystająca z Synomi
• Konto - indywidualne konto użytkownika w serwisie Synomi
• Subskrypcja - płatny dostęp do funkcji Synomi na określony czas
• Moduł - dodatkowa funkcjonalność dostępna za dodatkową opłatą
• Administrator danych - Użytkownik Synomi, który samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych wprowadzanych do systemu Synomi, w szczególności danych kontrahentów, faktur, dokumentów księgowych oraz danych pracowników
• Procesor danych - Synomi, jako podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu Administratora danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Synomi, zgodnie z niniejszym Regulaminem, Polityką Prywatności oraz obowiązującymi przepisami prawa

3. Rejestracja i konto

3.1. Rejestracja w serwisie wymaga podania prawdziwych danych osobowych i firmowych.

3.2. Użytkownik zobowiązuje się do:

• Podania prawdziwych danych firmy (KvK, BTW)
• Zapewniania bezpieczeństwa swojego hasła i kluczy dostępu do aplikacji Synomi
• Korzystania z uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA)
• Niezwłocznego informowania o nieautoryzowanym dostępie do konta

3.3. Jedno konto może być przypisane wyłącznie do jednej firmy (numeru KvK).

4. Subskrypcja i płatności

4.1. Synomi oferuje subskrypcję w planach miesięcznych i wielomiesięcznych. Subskrypcję oraz dodatkowe moduły wykupuje się wyłącznie w serwisie internetowym synomi.ai. Aktualny cennik dostępny jest na stronie internetowej.

4.2. Ceny podane w serwisie internetowym są cenami netto. Do podanych kwot należy doliczyć 21% VAT. Ceny mogą ulec zmianie, o czym użytkownik zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem.

4.3. Płatności obsługiwane są przez Mollie B.V. Akceptujemy: iDEAL, karty kredytowe, Bancontact, BLIK, Przelewy24.

4.4. Subskrypcja nie odnawia się automatycznie. Użytkownik sam decyduje o jej przedłużeniu.

4.5. Faktury za subskrypcję są wystawiane elektronicznie i wysyłane na adres email.

5. Zakres usług

5.1. Synomi jest aplikacją przeznaczoną dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), w szczególności dla osób samozatrudnionych (ZZP/freelancerów) prowadzących działalność gospodarczą na terenie Holandii.

5.2. Synomi jest zgodne z holenderskim prawem podatkowym, w tym z:

• Wet op de omzetbelasting 1968 (Ustawa o podatku obrotowym/BTW)
• Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) - Ogólna ustawa podatkowa
• Wet inkomstenbelasting 2001 - Ustawa o podatku dochodowym
• Przepisami dotyczącymi fakturowania elektronicznego zgodnie z Dyrektywą 2014/55/UE

5.3. W ramach podstawowej subskrypcji Użytkownik otrzymuje:

• Nieograniczoną ilość wystawianych dokumentów
• Zarządzanie klientami i produktami
• Wysyłkę faktur emailem (PDF + XML)
• Funkcję Voice-to-Invoice™
• Podstawowe statystyki i raporty
• Eksport danych (PDF, XML)

5.4. Dodatkowe moduły nie wymienione wyżej, a dostępne w Synomi, są dostępne za dodatkową opłatą. Aktualny cennik modułów dostępny jest w serwisie internetowym synomi.ai.

6. Voice-to-Invoice™

6.1. Funkcja Voice-to-Invoice™ umożliwia tworzenie faktur i obsługę innych funkcji Synomi za pomocą poleceń głosowych.

6.2. Polecenia głosowe przetwarzane przez system AI nie są przechowywane po zakończeniu operacji, której dotyczą.

6.3. Użytkownik jest odpowiedzialny za weryfikację poprawności danych przed zatwierdzeniem dokumentu wystawionego za pomocą funkcji Voice-to-Invoice™.

7. Odpowiedzialność

7.1. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić ciągłość i jakość świadczonych usług.

7.2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Przerwy w działaniu serwisu wynikające z przyczyn technicznych lub konserwacji
• Utratę danych wynikającą z działań Użytkownika
• Błędy w danych wprowadzonych przez Użytkownika
• Decyzje biznesowe podjęte na podstawie danych z Synomi
• Działanie siły wyższej

7.3. Użytkownik jest odpowiedzialny za:

• Kontrolę poprawności wystawianych dokumentów
• Bezpieczeństwo swojego konta
• Przechowywanie wystawionych dokumentów przez okres 7 lat

Użytkownik, jako Administrator danych, ponosi wyłączną odpowiedzialność za poprawność, kompletność oraz archiwizację dokumentów tworzonych i przechowywanych w systemie Synomi przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa. Synomi nie ma ustawowego ani umownego obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, podatkowych ani innych danych Użytkownika w imieniu Użytkownika. System Synomi stanowi narzędzie informatyczne umożliwiające tworzenie i zarządzanie dokumentami, jednak nie zastępuje obowiązków archiwizacyjnych wynikających z przepisów prawa.

7.4. Zabrania się użytkownikowi:

• Dekompilacji, deasemblacji lub reverse engineeringu aplikacji Synomi
• Prób uzyskania dostępu do kodu źródłowego aplikacji
• Modyfikowania, kopiowania lub tworzenia dzieł pochodnych na bazie Synomi
• Omijania lub prób obejścia zabezpieczeń technicznych aplikacji
• Wykorzystywania aplikacji w sposób mogący zakłócić jej działanie lub zagrażający bezpieczeństwu innych użytkowników

8. Własność intelektualna

8.1. Logo Synomi, Voice-to-Invoice™ i inne znaki, o ile nie wymieniono inaczej na stronie Credits, są własnością Synomi.

8.2. Użytkownik zachowuje pełne prawa do swoich danych (faktur, katalogu klientów, dostawców, produktów, oraz innych dokumentów utworzonych w programie Synomi).

8.3. Zabrania się kopiowania, modyfikowania lub rozpowszechniania elementów serwisu bez zgody.

8.4. Logotypy, nazwy handlowe i znaki towarowe podmiotów trzecich — w tym partnerów Synomi oraz naszych Użytkowników — prezentowane w serwisie lub w aplikacji zostały użyte wyłącznie w celach informacyjnych: za wiedzą i zgodą ich właścicieli albo zgodnie z opublikowanymi przez nich zasadami użycia marki (m.in. znaki Apple, Google, App Store, Google Play, Mollie, Anthropic, Kamer van Koophandel® i VIES). Pozostają one własnością intelektualną odpowiednich podmiotów, a ich obecność w Synomi nie oznacza przeniesienia jakichkolwiek praw ani nie sugeruje rekomendacji Synomi przez te podmioty.

9. Ochrona danych osobowych i powierzenie przetwarzania

9.1. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO/GDPR) oraz holenderską ustawą Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) i ustawą wykonawczą Uitvoeringswet AVG (UAVG).

9.2. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych znajdują się w Polityce Prywatności.

9.3. Dane są przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej (Holandia).

9.4. Role stron. W zakresie danych, które Użytkownik wprowadza lub generuje w Synomi w ramach swojej działalności gospodarczej (dane kontrahentów, treść faktur, paragony i dokumenty, transkrypty poleceń głosowych, trasy GPS), Użytkownik jest Administratorem (art. 4 pkt 7 RODO/GDPR), a Synomi — Procesorem (art. 4 pkt 8 RODO/GDPR). Niniejsza sekcja stanowi umowę powierzenia przetwarzania (verwerkersovereenkomst) w rozumieniu art. 28 RODO/GDPR. W zakresie danych konta Użytkownika (dane rejestrowe, kontaktowe, płatnicze, logi) Synomi jest samodzielnym Administratorem — reguluje to Polityka Prywatności.

9.5. Przedmiot, cel i czas powierzenia. Powierzenie obejmuje przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu świadczenia funkcji Synomi wybranych przez Użytkownika (m.in. wystawianie i wysyłka dokumentów, OCR, Voice-to-Invoice, kilometrówka, kalendarz) i trwa przez czas obowiązywania umowy. Kategorie danych obejmują dane kontrahentów i innych osób wprowadzane przez Użytkownika (imię i nazwisko, dane firmy, adres, e-mail, numer VAT, treść dokumentów).

9.6. Obowiązki Synomi jako Procesora. Synomi: (a) przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika (korzystanie z funkcji stanowi takie polecenie); (b) zapewnia poufność osób upoważnionych do przetwarzania; (c) stosuje środki techniczne i organizacyjne zgodne z art. 32 RODO/GDPR (szyfrowanie, kontrola dostępu, kopie zapasowe); (d) pomaga Użytkownikowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnieniu obowiązków z art. 32–36 RODO/GDPR; (e) zgłasza Użytkownikowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu; (f) po zakończeniu umowy usuwa dane (zob. sekcja 10) lub umożliwia ich eksport.

9.7. Podprocesorzy. Użytkownik wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Synomi z podprocesorów wymienionych w sekcji 6 Polityki Prywatności (obecnie: Mollie, Anthropic, Google, Apple — wyłącznie dla funkcji wybranych przez Użytkownika). O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Synomi poinformuje z wyprzedzeniem (aktualizacja Polityki Prywatności oraz e-mail przy zmianach istotnych); Użytkownik może wnieść sprzeciw, a jeśli nie da się go uwzględnić — rozwiązać umowę. Każdy podprocesor związany jest obowiązkami nie mniejszymi niż określone w niniejszej sekcji.

9.8. Lokalizacja danych i transfery. Dane przechowywane są na własnym serwerze Synomi w centrum danych w Holandii. Transfer do podprocesorów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Anthropic, Google, Apple — USA) odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, a w przypadku Google i Apple dodatkowo w oparciu o EU-US Data Privacy Framework.

9.9. Audyt. Synomi udostępnia Użytkownikowi informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO/GDPR. Audyt odbywa się na podstawie dokumentacji i pisemnych odpowiedzi; audyt na miejscu wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu, w godzinach pracy, bez zakłócania działania usługi i z poszanowaniem poufności pozostałych Użytkowników.

10. Rozwiązanie umowy

10.1. Użytkownik może zrezygnować z usługi w dowolnym momencie.

10.2. Po zakończeniu subskrypcji konto przechodzi w tryb tylko do odczytu — dane pozostają dostępne do wglądu i pobrania, a pełna funkcjonalność zostaje przywrócona po wykupieniu dowolnego pakietu. Jeżeli konto pozostaje nieaktywne (brak logowań i aktywnej subskrypcji) nieprzerwanie przez 24 miesiące, Usługodawca może usunąć dane po uprzednim powiadomieniu e-mailem, wyznaczając 30-dniowy termin na pobranie danych lub wznowienie subskrypcji.

10.2a. Usunięcie konta przez Użytkownika uruchamia 30-dniowy okres karencji, w trakcie którego decyzję można cofnąć, logując się ponownie na konto. Po upływie karencji dane zostają bezpowrotnie i nieodwracalnie usunięte z serwerów Synomi.

10.3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

• Naruszenia postanowień Regulaminu
• Działania na szkodę serwisu lub innych użytkowników
• Podania fałszywych danych

11. Reklamacje

11.1. Reklamacje należy zgłaszać na adres: support@synomi.ai

11.2. Reklamacja powinna zawierać opis problemu oraz dane kontaktowe.

11.3. Reklamacje rozpatrywane są w ciągu 14 dni roboczych.

12. Zmiany Regulaminu

12.1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.

12.2. O zmianach Użytkownicy zostaną powiadomieni drogą mailową z 14-dniowym wyprzedzeniem.

12.3. Korzystanie z serwisu po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację.

13. Aplikacja mobilna (iOS i Android)

13.1. Aplikacja mobilna nie udostępnia zakupów wewnątrz aplikacji (in-app purchase) i służy do korzystania z funkcji objętych subskrypcją wykupioną w serwisie internetowym. Subskrypcję oraz dodatkowe moduły wykupuje się wyłącznie w serwisie internetowym synomi.ai.

13.2. Aplikacja mobilna może żądać dostępu do mikrofonu (funkcja Voice-to-Invoice™), lokalizacji urządzenia — również w tle (rejestr przejazdów / kilometrówka) oraz aparatu (skanowanie dokumentów / OCR). Zakres i cel przetwarzania tych danych opisuje sekcja „Dane w aplikacji mobilnej" Polityki Prywatności. Udzielenie uprawnień jest dobrowolne, jednak konieczne do działania powiązanych funkcji.

13.3. Postanowienia dotyczące aplikacji na system iOS (Apple). W zakresie aplikacji pobranej z Apple App Store obowiązują dodatkowo następujące postanowienia, wymagane przez Apple Inc. („Apple"):

• (a) Niniejszy Regulamin zawierany jest wyłącznie pomiędzy Użytkownikiem a Synomi, a nie z Apple. Apple nie jest stroną niniejszego Regulaminu i nie ponosi odpowiedzialności za aplikację ani jej zawartość.
• (b) Synomi udziela Użytkownikowi niezbywalnej licencji na korzystanie z aplikacji na urządzeniach marki Apple, które Użytkownik posiada lub kontroluje, zgodnie z Zasadami korzystania określonymi w warunkach App Store.
• (c) Wyłącznie Synomi odpowiada za świadczenie wsparcia oraz konserwacji (maintenance) aplikacji. Apple nie ma obowiązku świadczenia jakiegokolwiek wsparcia ani konserwacji w odniesieniu do aplikacji.
• (d) W przypadku niezgodności aplikacji z obowiązującą gwarancją Użytkownik może powiadomić Apple, a Apple może zwrócić ewentualną cenę zakupu aplikacji. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo Apple nie udziela żadnej innej gwarancji dotyczącej aplikacji, a wszelkie inne roszczenia, straty, zobowiązania, szkody, koszty lub wydatki wynikające z niezgodności z gwarancją obciążają wyłącznie Synomi.
• (e) Za rozpatrzenie roszczeń Użytkownika lub osób trzecich dotyczących aplikacji albo jej posiadania lub korzystania z niej (w tym roszczeń z tytułu odpowiedzialności za produkt, niezgodności z przepisami prawa oraz ochrony konsumenta i prywatności) odpowiada wyłącznie Synomi, a nie Apple.
• (f) W razie roszczenia osoby trzeciej, że aplikacja lub korzystanie z niej przez Użytkownika narusza prawa własności intelektualnej tej osoby, za prowadzenie sprawy, obronę, ugodę oraz zaspokojenie takiego roszczenia odpowiada wyłącznie Synomi, a nie Apple.
• (g) Użytkownik oświadcza, że nie znajduje się w kraju objętym embargiem rządu USA lub uznanym przez rząd USA za państwo „wspierające terroryzm" oraz że nie figuruje na żadnej liście podmiotów objętych zakazami lub ograniczeniami rządu USA.
• (h) Apple oraz podmioty zależne Apple są beneficjentami będącymi osobami trzecimi (third-party beneficiaries) niniejszego Regulaminu i z chwilą jego akceptacji przez Użytkownika mają prawo egzekwować jego postanowienia względem Użytkownika jako beneficjent będący osobą trzecią.
• (i) We wszelkich sprawach dotyczących aplikacji, pytaniach, reklamacjach lub roszczeniach Użytkownik kontaktuje się z Synomi pod adresem support@synomi.ai.

13.4. Postanowienia dotyczące aplikacji na system Android (Google Play). Korzystanie z aplikacji pobranej z Google Play podlega dodatkowo Warunkom korzystania z usługi Google Play (Google Play Terms of Service). Google nie jest stroną niniejszego Regulaminu.

14. Postanowienia końcowe

14.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa holenderskiego.

14.2. Wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy (Rotterdam).

14.3. Regulamin w wersji 1.4 wchodzi w życie z dniem 8 lipca 2026. Pierwsza wersja Regulaminu weszła w życie z dniem 12 grudnia 2025.

15. Kontakt