Política de privacidad

1. Información general y roles de las partes

La presente Política de privacidad describe las reglas de tratamiento y protección de los datos personales en el servicio web Synomi y en la aplicación móvil Synomi, prestados por Synomi.

Synomi es un servicio destinado a empresas (B2B) y no está dirigido a personas menores de 18 años; no recogemos deliberadamente datos de menores.

Conforme al Reglamento 2016/679 (RGPD), Synomi actúa en dos roles distintos según el tipo de datos tratados:

• Como Responsable del tratamiento — respecto de los datos de la cuenta de Synomi del Usuario (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal, datos de la empresa, datos de pago, registros técnicos), es decir, datos recogidos directamente para prestar el servicio Synomi y operar la cuenta.
• Como Encargado del tratamiento en el sentido de los arts. 4.8 y 28 del RGPD — respecto de los datos que el Usuario introduce o genera en el sistema Synomi en el curso de su actividad (datos de clientes, contenido de facturas, recibos y documentos contables, grabaciones/transcripciones de voz, fotos de documentos, rutas GPS del registro de kilometraje). El Responsable de estos datos es el Usuario de Synomi (art. 4.7 RGPD), y Synomi los trata únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Usuario. Las condiciones detalladas del tratamiento se establecen en la sección 9 de las Condiciones del servicio web Synomi.

Datos de contacto de Synomi:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Países Bajos
KvK: 64597237
Correo: hello@synomi.ai

2. Alcance de los datos recogidos

En el marco de nuestros servicios recogemos los siguientes datos personales:

• Datos identificativos: nombre, apellidos, razón social
• Datos de contacto: dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal
• Datos empresariales: número de KvK, número de VAT
• Datos de uso: registros, dirección IP, tipo de navegador
• Datos de pago: procesados por Mollie (no guardamos datos de tarjetas)

2a. Datos en la aplicación móvil (iOS / Android)

La aplicación móvil Synomi accede a determinadas funciones del dispositivo solo tras el consentimiento explícito del Usuario y únicamente para ejecutar la función elegida por el Usuario. Los datos generados por estas funciones (contenido de facturas, recibos, rutas) los trata Synomi como Encargado por cuenta del Usuario-Responsable (véase la sección 1).

• Micrófono (Voice-to-Invoice™) — tras tocar el botón «Hablar», la aplicación ejecuta el reconocimiento de voz en el dispositivo (Speech Recognition on-device en iOS / Android). A nuestro servidor solo se envía el texto (la transcripción del comando) — no transmitimos ni almacenamos grabaciones de audio.
• Ubicación (Kilometraje) — las coordenadas GPS se registran SOLO cuando el Usuario inicia activamente el registrador de trayectos. El modo «en segundo plano» (Always) se usa únicamente para que el registro del trayecto no se interrumpa cuando la aplicación funciona en segundo plano durante la conducción. Los datos de las rutas se usan para liquidar los costes de los desplazamientos de trabajo.
• Cámara / Fotos (Gastos — OCR de recibos) — tras fotografiar un tique o una factura, la imagen se envía al servicio de IA de Anthropic para la extracción automática de datos (OCR, véase la sección 6) o se procesa con un motor OCR local que funciona en nuestro servidor. Tras la extracción, la imagen puede guardarse en la cuenta del Usuario como adjunto del gasto.
• Informes de fallos — iOS y Android envían por defecto a Apple / Google datos de diagnóstico de fallos si el Usuario lo ha consentido en los ajustes del sistema. Synomi no utiliza SDK de análisis ni de publicidad de terceros en la aplicación móvil (sin Firebase Analytics, sin Google Analytics en la aplicación, sin SDK de rastreadores publicitarios).

El Usuario puede retirar en cualquier momento el consentimiento de acceso al micrófono, la ubicación o la cámara en los ajustes del sistema operativo de su dispositivo (iOS: Ajustes → Privacidad; Android: Ajustes → Aplicaciones → Synomi → Permisos).

3. Finalidad del tratamiento de datos

Los datos personales se tratan con las siguientes finalidades:

• Prestar los servicios de facturación y gestión empresarial
• Gestionar las cuentas de usuario
• Procesar pagos y liquidaciones
• Comunicarnos con los usuarios
• Garantizar la seguridad del servicio
• Analizar y mejorar nuestros servicios
• Cumplir las obligaciones legales y fiscales

4. Base jurídica del tratamiento

El tratamiento de los datos personales se basa en:

• El consentimiento del usuario (art. 6.1.a RGPD)
• La ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD)
• El cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD)
• Los intereses legítimos del responsable (art. 6.1.f RGPD)

5. Cookies

5.1. ¿Qué son las cookies?

Las cookies son pequeños archivos de texto que se guardan en tu dispositivo mientras navegas por sitios web. Sirven para recordar tus preferencias y ajustes.

Las disposiciones de esta sección se aplican al sitio web. La aplicación móvil Synomi (iOS y Android) no muestra banner de cookies y usa únicamente mecanismos de sesión técnicamente necesarios (inicio de sesión, seguridad) — sin cookies de marketing, análisis o rastreo.

5.2. ¿Por qué Synomi no funcionará sin cookies?

Synomi requiere cookies técnicas para funcionar correctamente por los siguientes motivos:

• Autenticación del usuario — las cookies de sesión permiten iniciar sesión y acceder a tu cuenta
• Protección CSRF — la protección contra ataques de falsificación de peticiones entre sitios requiere tokens en cookies
• Preferencias de idioma — recordar el idioma de interfaz elegido
• Carrito y sesión — conservar el estado de la aplicación entre peticiones HTTP

5.3. ¿Qué cookies usamos?

Cookies esenciales (técnicas)

Estas cookies son necesarias para que el servicio funcione y no se pueden desactivar:

• synomi_session — identificador de la sesión del usuario
• XSRF-TOKEN — token de seguridad contra ataques CSRF
• synomi_cookie_consent — tu consentimiento de cookies (LocalStorage)

Cookies analíticas y publicitarias

Synomi no utiliza cookies analíticas, publicitarias ni de rastreo — ni en el servicio web ni en la aplicación móvil (sin Google Analytics, sin SDK publicitarios, sin data brokers).

Estadísticas de visitas del sitio web (Matomo)

Para saber cuántas personas visitan las páginas públicas de synomi.ai y cómo llegan a ellas, usamos Matomo, instalado en nuestro propio servidor en los Países Bajos. Matomo funciona sin cookies, acorta la dirección IP (elimina los dos últimos bytes), respeta la opción «Do Not Track» de tu navegador y los datos no se comparten con nadie más, tampoco con Google. Las estadísticas no funcionan en la aplicación móvil ni en el panel de Synomi tras iniciar sesión. Eliminamos los datos detallados de las visitas después de 6 meses; solo se conservan los informes agregados. La base jurídica es nuestro interés legítimo (art. 6.1.f RGPD): saber cómo funciona nuestro sitio web.

5.4. ¿Cuánto tiempo guardamos las cookies?

• Cookies de sesión — se eliminan al cerrar el navegador
• Cookies persistentes — se guardan hasta 30 días (consentimiento de cookies)
• Cookies «Recuérdame» — hasta 1 año (si activas esta opción al iniciar sesión)

5.5. ¿Cómo gestionar las cookies?

Puedes gestionar las cookies mediante:

• Los ajustes del navegador — puedes bloquear o eliminar las cookies
• El banner informativo — en tu primera visita al sitio synomi.ai mostramos un aviso sobre el uso de cookies técnicas necesarias (botón «Entendido»). Como solo usamos cookies necesarias, el banner es informativo y no requiere elección. Este banner no aparece en la aplicación móvil

5.6. Cookies externas (pagos)

Durante el procesamiento del pago, el usuario es redirigido al sitio web del proveedor de pagos Mollie B.V., que puede usar sus propias cookies conforme a su política de privacidad, disponible en mollie.com/privacy. Synomi no tiene control sobre las cookies establecidas por Mollie.

Los pagos no se procesan en la aplicación móvil Synomi (iOS y Android) — la redirección a Mollie descrita arriba y las cookies asociadas se dan solo en el sitio web.

6. Comunicación de datos (subencargados)

Para prestar el servicio Synomi recurrimos a proveedores externos de confianza (subencargados en el sentido del art. 28 RGPD). Los datos pueden comunicarse a las siguientes partes únicamente en la medida necesaria para ejecutar una función concreta:

• Mollie B.V. (Países Bajos) — proveedor de pagos en línea. Véase mollie.com/privacy
• Anthropic PBC (EE. UU.) — proveedor de los modelos de IA usados para la extracción automática de datos de fotos de tiques y facturas (OCR), el procesamiento de los comandos de Voice-to-Invoice y el funcionamiento de la asistente Daisy AI. A Anthropic solo se envían los datos que requieren procesamiento externo, y las consultas no se vinculan a un usuario concreto. Anthropic está vinculada por un DPA y no usa los datos transferidos para entrenar modelos. Véase anthropic.com/legal/privacy
• Google LLC (EE. UU.) — en dos supuestos independientes:
  • «Sign in with Google» — si el Usuario elige iniciar sesión mediante Google, Google nos facilita la dirección de correo y los datos básicos del perfil dentro del alcance del consentimiento otorgado.
  • Sincronización con Google Calendar — si el Usuario conecta activamente su cuenta de Google Calendar (OAuth2), Synomi escribe en su calendario los eventos generados en el sistema (vencimientos de pago de facturas, reuniones programadas, recordatorios de gastos) y lee eventos del calendario para mostrarlos en el panel de Synomi. El Usuario puede desconectar la integración y retirar el consentimiento en cualquier momento en los ajustes de su cuenta de Google (myaccount.google.com/permissions).
  Véase policies.google.com/privacy
• Apple Inc. (EE. UU.) — en dos supuestos independientes:
  • «Sign in with Apple» — si el Usuario elige iniciar sesión mediante Apple, Apple nos facilita únicamente un identificador y — a petición del Usuario — un correo electrónico (opcionalmente en forma anonimizada, retransmitido por Apple).
  • Sincronización del calendario de iCloud (CalDAV) — si el Usuario conecta activamente su calendario de iCloud mediante una contraseña específica de la aplicación, Synomi se comunica con los servidores de Apple (caldav.icloud.com) para escribir y leer eventos (vencimientos de pago, reuniones, recordatorios). El Usuario puede desconectar la integración en cualquier momento revocando la contraseña específica de la aplicación en appleid.apple.com.
  Véase apple.com/legal/privacy
• Autoridades públicas — cuando lo exija la ley (p. ej. requerimientos judiciales, obligaciones fiscales).

Las transferencias de datos a EE. UU. (Anthropic, Google, Apple) se realizan sobre la base de las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) aprobadas por la Comisión Europea y — en el caso de Google y Apple — de la certificación en el marco del EU–US Data Privacy Framework.

No vendemos tus datos personales a terceros. No usamos redes publicitarias ni data brokers.

7. Derechos del usuario

Según el RGPD, tienes derecho a:

• Acceder a tus datos personales
• Rectificar (corregir) los datos
• Suprimir los datos («derecho al olvido»)
• Limitar el tratamiento
• La portabilidad de los datos
• Oponerte al tratamiento
• Retirar el consentimiento en cualquier momento
• Presentar una reclamación ante una autoridad de control — en los Países Bajos es la Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Para ejercer estos derechos, contáctanos en: hello@synomi.ai

8. Seguridad de los datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger tus datos:

• Cifrado de los datos empresariales (cifrados en reposo)
• Conexiones SSL/TLS (HTTPS)
• Actualizaciones de seguridad periódicas
• Acceso restringido a los datos personales
• Copias de seguridad periódicas
• Servidores en los Países Bajos (conformes al RGPD)

9. Conservación de los datos y eliminación de la cuenta

Conservamos tus datos durante:

• La vigencia del acuerdo y la prestación del servicio
• Tras la expiración de la suscripción — en modo de solo lectura, no más de 24 meses de inactividad ininterrumpida (eliminación previa notificación por correo con un plazo de 30 días)
• Un máximo de 30 días tras la eliminación de la cuenta (periodo de gracia)

9.1. Eliminación de la cuenta

Puedes eliminar tu cuenta tú mismo en la aplicación: Perfil → Eliminar cuenta. También puedes solicitar la eliminación de tu cuenta y tus datos por correo en support@synomi.ai (también sin usar la aplicación).

Tras la solicitud, la cuenta entra en un periodo de gracia de 30 días — durante ese tiempo puedes cancelar la eliminación volviendo a iniciar sesión. Pasados 30 días, los datos se eliminan de nuestros servidores de forma definitiva e irreversible.

Antes de la eliminación recomendamos exportar tus datos (exportaciones en PDF/XML/Excel) — la recuperación no será posible después de la eliminación. La obligación de conservar tu propia documentación contable durante 7 años recae en el Usuario.

Qué permanece: las facturas de venta emitidas por Synomi (por la suscripción) se conservan durante 7 años en nuestra contabilidad — esto deriva de una obligación legal (administratieplicht; art. 6.1.c RGPD), respecto de la cual Synomi actúa como Responsable.

10. Cambios en la Política de privacidad

Nos reservamos el derecho a introducir cambios en esta Política de privacidad. Te informaremos de los cambios publicando una nueva versión en el sitio web y enviando una notificación por correo (en caso de cambios significativos).

11. Contacto

Si tienes preguntas sobre el tratamiento de datos personales o sobre esta Política de privacidad, contáctanos: