Політика конфіденційності

1. Загальна інформація та ролі сторін

Ця Політика конфіденційності визначає правила обробки та захисту персональних даних у вебсервісі Synomi та в мобільному додатку Synomi, що надаються Synomi.

Synomi — це послуга, призначена для підприємців (B2B), і не орієнтована на осіб віком до 18 років; ми свідомо не збираємо дані неповнолітніх.

Відповідно до Регламенту 2016/679 (GDPR) Synomi діє у двох різних ролях залежно від типу оброблюваних даних:

• Як Контролер даних — щодо даних облікового запису Користувача Synomi (ім'я, прізвище, електронна адреса, номер телефону, адреса для кореспонденції, дані компанії, платіжні дані, технічні логи), тобто даних, що збираються безпосередньо для надання послуги Synomi та обслуговування облікового запису.
• Як Процесор у розумінні ст. 4(8) та ст. 28 GDPR — щодо даних, які Користувач вводить або генерує в системі Synomi у межах своєї господарської діяльності (дані контрагентів, зміст рахунків, квитанції та бухгалтерські документи, голосові записи/транскрипти, фото документів, GPS-маршрути в обліку пробігу). Контролером цих даних є Користувач Synomi (ст. 4(7) GDPR), а Synomi обробляє їх виключно за його документованим дорученням. Детальні умови доручення обробки визначені в розділі 9 Умов використання Synomi.

Контактні дані Synomi:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Nederland
KvK: 64597237
Email: hello@synomi.ai

2. Обсяг зібраних даних

У рамках надання послуг ми збираємо такі персональні дані:

• Ідентифікаційні дані: ім'я, прізвище, назва компанії
• Контактні дані: електронна адреса, номер телефону, адреса для кореспонденції
• Бізнес-дані: номер KvK, номер ПДВ
• Дані про використання: логи, IP-адреса, тип браузера
• Платіжні дані: обробляються через Mollie (ми не зберігаємо дані карток)

2a. Дані в мобільному додатку (iOS / Android)

Мобільний додаток Synomi отримує доступ до окремих функцій пристрою виключно після явної згоди Користувача і лише з метою виконання обраної Користувачем функції. Дані, що генеруються цими функціями (зміст рахунків, квитанції, маршрути), обробляються Synomi як Процесором від імені Користувача-Контролера (див. розділ 1).

• Мікрофон (Voice-to-Invoice™) — після натискання кнопки «Говорити» додаток запускає розпізнавання мовлення на пристрої (on-device розпізнавання мовлення на iOS / Android). На наш сервер надсилається виключно текст (транскрипт команди) — ми не передаємо й не зберігаємо аудіозаписи.
• Місцезнаходження (Облік пробігу) — координати GPS реєструються ЛИШЕ тоді, коли Користувач активно запускає реєстратор маршруту. Режим «у фоні» (Always) використовується виключно для того, щоб реєстрація маршруту не переривалася, коли додаток працює у фоновому режимі під час руху. Дані маршруту слугують для розрахунку витрат на службові поїздки.
• Камера / Фото (Витрати — OCR квитанцій) — після фотографування квитанції або рахунка зображення надсилається до AI-сервісу Anthropic для автоматичного зчитування даних (OCR, див. розділ 6) або обробляється локальним OCR-рушієм на нашому сервері. Після зчитування зображення може зберігатися в обліковому записі Користувача як додаток до витрати.
• Звіти про збої — iOS та Android за замовчуванням надсилають Apple / Google діагностичні дані про збої, якщо Користувач надав на це згоду в системних налаштуваннях. Synomi не використовує жодних сторонніх аналітичних чи рекламних SDK у мобільному додатку (немає Firebase Analytics, немає Google Analytics у додатку, немає SDK рекламних трекерів).

Користувач може будь-коли відкликати згоду на доступ до мікрофона, місцезнаходження або камери в налаштуваннях операційної системи свого пристрою (iOS: Налаштування → Конфіденційність; Android: Налаштування → Додатки → Synomi → Дозволи).

3. Мета обробки даних

Персональні дані обробляються з такими цілями:

• Надання послуг у сфері виставлення рахунків та управління бізнесом
• Управління обліковими записами користувачів
• Обробка платежів та розрахунків
• Комунікація з користувачами
• Забезпечення безпеки сервісу
• Аналіз та покращення наших послуг
• Виконання правових та податкових зобов'язань

4. Правова основа обробки

Обробка персональних даних здійснюється на підставі:

• Згоди користувача (ст. 6 п. 1 літ. а GDPR)
• Виконання договору (ст. 6 п. 1 літ. б GDPR)
• Виконання правових зобов'язань (ст. 6 п. 1 літ. в GDPR)
• Законних інтересів адміністратора (ст. 6 п. 1 літ. е GDPR)

5. Файли Cookies

5.1. Що таке cookies?

Файли cookies — це невеликі текстові файли, що зберігаються на вашому пристрої під час перегляду веб-сайтів. Вони використовуються для запам'ятовування ваших налаштувань та вподобань.

Положення цього розділу стосуються вебсайту. Мобільний додаток Synomi (iOS та Android) не показує банер cookies і використовує лише технічно необхідні механізми сесії (вхід, безпека) — без маркетингових, аналітичних чи відстежувальних cookies.

5.2. Чому Synomi не працюватиме без cookies?

Synomi потребує технічних cookies для належної роботи з таких причин:

• Автентифікація користувача — сесійні cookies дозволяють входити в систему та отримувати доступ до облікового запису
• Захист CSRF — захист від атак cross-site request forgery вимагає токенів у cookies
• Мовні налаштування — запам'ятовування обраної мови інтерфейсу
• Кошик і сесія — збереження стану програми між HTTP-запитами

5.3. Які cookies ми використовуємо?

Необхідні cookies (технічні)

Ці cookies необхідні для роботи сервісу і не можуть бути вимкнені:

• synomi_session — ідентифікатор сесії користувача
• XSRF-TOKEN — токен безпеки проти CSRF-атак
• synomi_cookie_consent — ваша згода на cookies (LocalStorage)

Аналітичні та рекламні cookies

Synomi не використовує аналітичних, рекламних або трекінгових cookies — ані у вебсервісі, ані в мобільному додатку (немає Google Analytics, немає рекламних SDK, немає брокерів даних).

Статистика відвідувань сайту (Matomo)

Щоб знати, скільки людей відвідує публічні сторінки synomi.ai і як вони їх знаходять, ми використовуємо Matomo, встановлений на нашому власному сервері в Нідерландах. Matomo працює без файлів cookies, скорочує IP-адресу (видаляє два останні байти), враховує налаштування «Do Not Track» у вашому браузері, а дані не передаються нікому іншому, зокрема Google. Статистика не працює в мобільному додатку та в панелі Synomi після входу. Детальні дані про відвідування ми видаляємо через 6 місяців — залишаються лише зведені звіти. Підставою є наш законний інтерес (ст. 6 ч. 1 п. f GDPR): знати, як працює наш сайт.

5.4. Як довго ми зберігаємо cookies?

• Сесійні cookies — видаляються після закриття браузера
• Постійні cookies — зберігаються до 30 днів (згода на cookies)
• Cookies «Запам'ятати мене» — до 1 року (якщо ви увімкнете цю опцію при вході)

5.5. Як керувати cookies?

Ви можете керувати cookies через:

• Налаштування браузера — ви можете блокувати або видаляти cookies
• Інформаційний банер — при першому відвідуванні вебсайту synomi.ai ми показуємо повідомлення про використання необхідних технічних cookies (кнопка «Зрозуміло»). Оскільки ми використовуємо виключно необхідні cookies, банер має інформаційний характер і не вимагає вибору. У мобільному додатку такий банер не з'являється

5.6. Зовнішні cookies (платежі)

Під час обробки платежів користувач перенаправляється на сайт платіжного оператора Mollie B.V., який може використовувати власні файли cookies відповідно до своєї політики конфіденційності, доступної на mollie.com/privacy. Synomi не контролює cookies, встановлені Mollie.

Платежі не здійснюються в мобільному додатку Synomi (iOS та Android) — описане перенаправлення до Mollie та пов'язані з ним cookies відбуваються лише на вебсайті.

6. Передача даних (субпроцесори)

Для надання послуги Synomi ми користуємося послугами надійних зовнішніх постачальників (субпроцесорів у розумінні ст. 28 GDPR). Дані можуть передаватися наведеним нижче сторонам виключно в обсязі, необхідному для виконання конкретної функції:

• Mollie B.V. (Нідерланди) — оператор онлайн-платежів. Див. mollie.com/privacy
• Anthropic PBC (США) — постачальник моделей AI, що використовуються для автоматичного зчитування даних із фотографій квитанцій і рахунків (OCR), обробки команд Voice-to-Invoice та роботи AI-асистентки Daisy. До Anthropic передаються лише ті дані, що потребують зовнішньої обробки, а запити не пов'язані з конкретним користувачем. Anthropic пов'язаний угодою DPA і не використовує передані дані для навчання моделей. Див. anthropic.com/legal/privacy
• Google LLC (США) — у двох незалежних випадках:
  • «Sign in with Google» — якщо Користувач вирішує входити через Google, Google передає нам електронну адресу та основні дані профілю в межах наданої згоди.
  • Синхронізація Google Calendar — якщо Користувач активно під'єднує свій обліковий запис Google Calendar (OAuth2), Synomi записує у його календар події, що генеруються в системі (терміни оплати рахунків, заплановані зустрічі, нагадування про витрати), та зчитує події з календаря для відображення в панелі Synomi. Користувач може будь-коли від'єднати інтеграцію та відкликати згоду в налаштуваннях облікового запису Google (myaccount.google.com/permissions).
  Див. policies.google.com/privacy
• Apple Inc. (США) — у двох незалежних випадках:
  • «Sign in with Apple» — якщо Користувач вирішує входити через Apple, Apple передає нам виключно ідентифікатор та — на бажання Користувача — електронну пошту (за потреби в анонімізованій формі, ретрансльованій через Apple).
  • Синхронізація iCloud Calendar (CalDAV) — якщо Користувач активно під'єднує свій календар iCloud за допомогою пароля для застосунку (App-Specific Password), Synomi обмінюється даними із серверами Apple (caldav.icloud.com) для запису та зчитування подій (терміни оплати, зустрічі, нагадування). Користувач може будь-коли від'єднати інтеграцію, анулювавши пароль для застосунку на appleid.apple.com.
  Див. apple.com/legal/privacy
• Державні органи — коли цього вимагає закон (напр. судовий виклик, податкові обов'язки).

Передача даних до США (Anthropic, Google, Apple) здійснюється на підставі Стандартних договірних положень (SCC), затверджених Європейською Комісією, та — для Google і Apple — сертифікації в межах EU–US Data Privacy Framework.

Ми не продаємо ваші персональні дані третім особам. Ми не користуємося рекламними мережами чи брокерами даних.

7. Права користувача

Відповідно до GDPR, ви маєте право на:

• Доступ до своїх персональних даних
• Виправлення (коригування) даних
• Видалення даних («право бути забутим»)
• Обмеження обробки
• Перенесення даних
• Заперечення проти обробки
• Відкликання згоди в будь-який момент
• Подання скарги до наглядового органу — у Нідерландах це Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Щоб скористатися цими правами, зв'яжіться з нами: hello@synomi.ai

8. Безпека даних

Ми застосовуємо відповідні технічні та організаційні заходи для захисту ваших даних:

• Шифрування бізнес-даних (encrypted at rest)
• З'єднання SSL/TLS (HTTPS)
• Регулярні оновлення безпеки
• Обмежений доступ до персональних даних
• Регулярне резервне копіювання
• Сервери в Нідерландах (відповідність GDPR)

9. Термін зберігання та видалення облікового запису

Ми зберігаємо ваші дані протягом:

• Тривалості договору та надання послуг
• Після закінчення підписки — у режимі лише для читання, не довше 24 місяців безперервної неактивності (видалення після попереднього повідомлення електронною поштою з 30-денним строком)
• Максимум 30 днів після видалення облікового запису (період відтермінування)

9.1. Видалення облікового запису

Ви можете самостійно видалити обліковий запис у застосунку: Профіль → Видалити обліковий запис. Ви також можете подати запит на видалення облікового запису та даних електронною поштою на support@synomi.ai (зокрема без використання застосунку).

Після запиту обліковий запис переходить у 30-денний пільговий період — протягом цього часу ви можете скасувати видалення, увійшовши знову. Через 30 днів дані остаточно та безповоротно видаляються з наших серверів.

Перед видаленням рекомендуємо експортувати дані (PDF/XML/Excel) — після видалення відновлення буде неможливим. Обов'язок зберігати власні бухгалтерські документи протягом 7 років лежить на Користувачі.

Що залишається: рахунки-фактури продажу, виставлені Synomi (за підписку), ми зберігаємо протягом 7 років у нашій бухгалтерії — це випливає із законодавчого обов'язку (administratieplicht; ст. 6(1)(c) GDPR), щодо якого Synomi виступає Контролером.

10. Зміни до Політики конфіденційності

Ми залишаємо за собою право вносити зміни до цієї Політики конфіденційності. Про будь-які зміни ми повідомимо шляхом публікації нової версії на сайті та надсилання сповіщення електронною поштою (у разі істотних змін).

11. Контакти

Якщо у вас є питання щодо обробки персональних даних або цієї Політики конфіденційності, зв'яжіться з нами: