Gebruiksvoorwaarden van de mobiele app

1. Algemene bepalingen

1.1. Deze Gebruiksvoorwaarden bepalen de regels voor het gebruik van de mobiele applicatie Synomi (de "App") die is geïnstalleerd op het mobiele apparaat van een gebruiker van de dienst synomi.ai.

1.2. De App is beschikbaar voor iOS en Android en wordt gedistribueerd via respectievelijk de Apple App Store en Google Play. De App is gratis te downloaden.

1.3. De mobiele app van Synomi is een client van de dienst synomi.ai — voor de werking is een actieve internetverbinding vereist en de app functioneert niet offline.

Dienstverlener:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Nederland
KvK: 64597237
BTW: NL002503698B85
Email: hello@synomi.ai

2. Definities

• App — de mobiele applicatie Synomi voor iOS en Android
• Dienst — de webdienst Synomi (synomi.ai), waarvan de App een client is
• Gebruiker — een ondernemer ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK), die Synomi gebruikt in het kader van zijn bedrijfsactiviteiten
• Account — een individueel gebruikersaccount in de Synomi-dienst
• Abonnement — toegang tot de functies van Synomi voor een bepaalde periode
• Module — aanvullende functionaliteit die Synomi uitbreidt, beschikbaar binnen een abonnement

3. Registratie en account

3.1. Synomi is een B2B-applicatie bedoeld voor kleine en middelgrote ondernemingen (mkb) die bedrijfsactiviteiten uitoefenen in Nederland. De App is niet bedoeld voor particuliere gebruikers.

3.2. Een Account kan gratis worden aangemaakt: klassiek, met een e-mailadres, of via "Inloggen met Apple" (Sign in with Apple) of "Inloggen met Google".

3.3. Het gebruik van de App vereist een actief Account met echte gegevens van een onderneming ingeschreven bij de Kamer van Koophandel®, in het bijzonder een KvK-nummer en een BTW-nummer (VAT ID). Het toevoegen van een onderneming tijdens de onboarding wordt onmiddellijk geverifieerd in het KvK-register.

3.4. Eén Account kan aan slechts één bedrijf (KvK-nummer) worden gekoppeld.

3.5. Een Account waarvan het registratieproces (onboarding) is onderbroken doordat geen bedrijfsgegevens zijn verstrekt of onjuiste bedrijfsgegevens zijn verstrekt, wordt binnen maximaal 14 dagen zonder afzonderlijke kennisgeving uit de dienst verwijderd.

3.6. De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om te verifiëren dat de Accountgegevens overeenkomen met het KvK-register — waaronder het verzoeken van de Gebruiker om een actueel uittreksel uit het KvK-register te verstrekken, verkregen op kosten van de Gebruiker. Bij een gegrond vermoeden dat het Account bedrijfsgegevens gebruikt zonder vertegenwoordigingsbevoegdheid, of indien het uittreksel niet binnen de gestelde termijn wordt verstrekt, kan de Dienstverlener het Account blokkeren of verwijderen en de bevoegde autoriteiten informeren.

3.7. De Gebruiker verbindt zich ertoe: de veiligheid van zijn wachtwoord en toegangssleutels te waarborgen, tweefactorauthenticatie (2FA) te gebruiken en ongeoorloofde toegang tot het Account onmiddellijk te melden.

3.8. De Gebruiker kan het Account rechtstreeks in de App verwijderen (Profiel → Account verwijderen). Verwijdering start een respijtperiode van 30 dagen waarin de beslissing kan worden teruggedraaid door opnieuw in te loggen; na afloop daarvan worden de gegevens permanent en onomkeerbaar verwijderd.

3.9. Een trial-Account waarop na afloop van de proefperiode van 14 dagen geen documenten zijn aangemaakt en geen Abonnement is geactiveerd, wordt onmiddellijk verwijderd, zonder afzonderlijke kennisgeving. Verwijdering van een Account met documenten verloopt volgens de procedure in punt 3.8.

4. Abonnement

4.1. Het gebruik van Synomi na afloop van de proefperiode vereist een actief Abonnement.

4.2. Het Abonnement wordt niet automatisch verlengd. De Gebruiker beslist zelf over verlenging.

4.3. De App biedt geen in-app aankopen (in-app purchase). Het kopen, verlengen en beheren van het Abonnement en Modules is niet beschikbaar in de App; de App dient voor het gebruik van functies die onder een actief Abonnement vallen.

4.4. De beschikbaarheid van Modules hangt af van de omvang van het Abonnement van de Gebruiker.

5. App-functies en apparaatmachtigingen

5.1. De App kan toegang vragen tot de microfoon (Voice-to-Invoice™ functie), de locatie van het apparaat — ook op de achtergrond (ritregistratie / kilometerregistratie) en de camera (documenten scannen / OCR). De omvang en het doel van de verwerking van deze gegevens worden beschreven in de sectie "Gegevens in de mobiele applicatie" van het Privacybeleid. Het verlenen van toestemmingen is vrijwillig, maar noodzakelijk voor de werking van de bijbehorende functies.

5.2. Voice-to-Invoice™ — maakt het mogelijk om facturen te maken en andere Synomi-functies te bedienen met spraakopdrachten. De functie is uitsluitend beschikbaar in de App en werkt niet op computers. Spraakopdrachten die door het AI-systeem worden verwerkt, worden niet bewaard nadat de betreffende bewerking is voltooid. De Gebruiker is verantwoordelijk voor het verifiëren van de juistheid van de gegevens voordat het document wordt goedgekeurd.

5.3. Ritregistratie (kilometerregistratie) — uitsluitend beschikbaar in de App; vereist dat toegang tot de locatie (GPS) van het apparaat in de App is ingeschakeld.

5.4. Documenten scannen (OCR) — vereist in de App toegang tot de camera van het apparaat; in de Dienst werkt de OCR-functie op geüploade afbeeldingsbestanden en is geen camera vereist.

6. Gebruiksregels

6.1. Het is de Gebruiker verboden:

• de App te decompileren, te disassembleren of te onderwerpen aan reverse engineering
• te proberen toegang te krijgen tot de broncode van de App
• Synomi te wijzigen, te kopiëren of er afgeleide werken op te baseren
• de technische beveiligingen van de App te omzeilen of te proberen te omzeilen
• de App te gebruiken op een manier die de werking ervan kan verstoren of de veiligheid van andere Gebruikers in gevaar kan brengen

6.2. De Gebruiker is, als Verwerkingsverantwoordelijke, als enige verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en archivering van documenten die in het Synomi-systeem worden aangemaakt en bewaard gedurende de wettelijk vereiste termijn. Het Synomi-systeem is een IT-hulpmiddel voor het maken en beheren van documenten, maar vervangt niet de archiveringsverplichtingen die voortvloeien uit de wet.

6.3. De Dienstverlener stelt alles in het werk om de continuïteit en kwaliteit van de geleverde diensten te waarborgen, maar is niet aansprakelijk voor:

• onderbrekingen van de dienst door technische redenen of onderhoud
• gegevensverlies als gevolg van handelingen van de Gebruiker
• fouten in door de Gebruiker ingevoerde gegevens
• zakelijke beslissingen genomen op basis van gegevens uit Synomi
• overmacht

7. Gebruikersgegevens en privacy

7.1. De Gebruiker behoudt volledige rechten op zijn gegevens (facturen, klantenbestand, leveranciers, producten en andere documenten die in Synomi zijn aangemaakt).

7.2. Rollen van partijen en verantwoordelijkheid. Met betrekking tot gegevens die de Gebruiker in Synomi invoert of genereert in het kader van zijn bedrijfsactiviteiten (gegevens van contractanten, factuurinhoud, bonnen en documenten, transcripties van spraakopdrachten, GPS-routes), is de Gebruiker de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 4 lid 7 AVG) en Synomi de Verwerker (art. 4 lid 8 AVG), die deze gegevens uitsluitend verwerkt voor zover nodig om de door de Gebruiker gekozen functies te leveren. Met betrekking tot de Accountgegevens van de Gebruiker (registratiegegevens, contactgegevens, logs) is Synomi een zelfstandige Verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) is opgenomen in de Algemene voorwaarden van Synomi.

7.3. Gegevens worden opgeslagen op servers in de Europese Unie (Nederland). Gedetailleerde informatie over de gegevensverwerking vindt u in het Privacybeleid.

8. Intellectueel eigendom

8.1. Het Synomi-logo, Voice-to-Invoice™ en andere Synomi-merken zijn eigendom van de Dienstverlener. Het is verboden deze zonder toestemming te kopiëren, te wijzigen of te verspreiden.

8.2. Logo's en handelsmerken van derden die in de App worden getoond (waaronder Apple, Google, App Store, Google Play, Kamer van Koophandel®) worden uitsluitend voor informatieve doeleinden gebruikt en blijven eigendom van de respectieve eigenaren; hun aanwezigheid impliceert geen overdracht van rechten of enige aanbeveling van Synomi door deze partijen.

9. Bepalingen betreffende de iOS-app (Apple)

Voor de App die is gedownload uit de Apple App Store gelden aanvullend de volgende bepalingen, vereist door Apple Inc. ("Apple"):

• (a) Deze Voorwaarden worden uitsluitend gesloten tussen de Gebruiker en Synomi, niet met Apple. Apple is geen partij bij deze Voorwaarden en draagt geen verantwoordelijkheid voor de App of de inhoud ervan.
• (b) Synomi verleent de Gebruiker een niet-overdraagbare licentie om de applicatie te gebruiken op Apple-apparaten die de Gebruiker bezit of beheert, in overeenstemming met de Gebruiksregels die zijn vastgelegd in de App Store-voorwaarden.
• (c) Uitsluitend Synomi is verantwoordelijk voor het leveren van ondersteuning en onderhoud (maintenance) van de applicatie. Apple heeft geen enkele verplichting om onderhouds- of ondersteuningsdiensten met betrekking tot de applicatie te leveren.
• (d) Indien de applicatie niet voldoet aan een toepasselijke garantie, kan de Gebruiker Apple op de hoogte stellen, en Apple kan de eventuele aankoopprijs van de applicatie terugbetalen. Voor zover maximaal toegestaan door de wet verleent Apple geen enkele andere garantie voor de applicatie, en alle overige aanspraken, verliezen, aansprakelijkheden, schade, kosten of uitgaven die toe te schrijven zijn aan het niet voldoen aan een garantie, komen uitsluitend voor rekening van Synomi.
• (e) Uitsluitend Synomi, en niet Apple, is verantwoordelijk voor de behandeling van aanspraken van de Gebruiker of derden met betrekking tot de applicatie of het bezit of gebruik ervan (waaronder aanspraken inzake productaansprakelijkheid, niet-naleving van wettelijke vereisten, en consumentenbescherming en privacy).
• (f) Bij een aanspraak van een derde dat de applicatie of het gebruik ervan door de Gebruiker inbreuk maakt op de intellectuele-eigendomsrechten van die derde, is uitsluitend Synomi, en niet Apple, verantwoordelijk voor het onderzoek, de verdediging, de schikking en de afwikkeling van die aanspraak.
• (g) De Gebruiker verklaart dat hij zich niet bevindt in een land waarvoor een embargo van de Amerikaanse overheid geldt of dat door de Amerikaanse overheid is aangemerkt als een land dat "terrorisme ondersteunt", en dat hij niet voorkomt op enige lijst van de Amerikaanse overheid met verboden of beperkte partijen.
• (h) Apple en de dochterondernemingen van Apple zijn derde-begunstigden (third-party beneficiaries) van deze Voorwaarden en hebben na aanvaarding van deze Voorwaarden door de Gebruiker het recht om de bepalingen ervan jegens de Gebruiker af te dwingen als derde-begunstigde.
• (i) Voor alle zaken, vragen, klachten of aanspraken met betrekking tot de applicatie neemt de Gebruiker contact op met Synomi via support@synomi.ai.

10. Bepalingen betreffende de Android-app (Google Play)

Het gebruik van de App die is gedownload via Google Play is aanvullend onderworpen aan de Google Play Terms of Service. Google is geen partij bij deze Voorwaarden.

11. Ondersteuning en klachten

11.1. Ondersteuning voor Synomi-gebruikers is beschikbaar vanuit de App — via een ticketsysteem dat 24/7 actief is.

11.2. Als u niet kunt inloggen in de App, stuur dan een melding naar support@synomi.ai met een beschrijving van het probleem — vanaf het e-mailadres dat aan het Synomi-Account van de Gebruiker is gekoppeld.

11.3. Bij problemen met de bedrijfsregistratie stuurt u een melding naar hello@synomi.ai; een reactie volgt binnen maximaal 7 werkdagen.

11.4. Klachten worden binnen 14 werkdagen behandeld.

12. Wijzigingen van de Voorwaarden

12.1. De Dienstverlener behoudt zich het recht voor deze Voorwaarden te wijzigen. Gebruikers worden 14 dagen van tevoren per e-mail op de hoogte gesteld van wijzigingen.

12.2. Het gebruik van de App nadat wijzigingen van kracht zijn geworden, geldt als aanvaarding daarvan.

13. Slotbepalingen

13.1. In aangelegenheden die niet in deze Voorwaarden zijn geregeld, zijn de Algemene voorwaarden van Synomi en het Nederlandse recht van toepassing. Eventuele geschillen worden beslecht door de rechtbank die bevoegd is voor de vestigingsplaats van de Dienstverlener (Rotterdam).

13.2. Versie 1.1 van deze Voorwaarden treedt in werking op 28 juli 2026.

14. Contact