Algemene voorwaarden van de webdienst Synomi

1. Algemene bepalingen

Deze Algemene Voorwaarden bepalen de regels voor het gebruik van de Synomi-dienst, beschikbaar op synomi.ai.

Synomi is beschikbaar als webdienst (synomi.ai) en als begeleidende applicatie voor mobiele apparaten met iOS en Android, gedistribueerd via respectievelijk de Apple App Store en Google Play. Het gebruik van de mobiele applicatie wordt geregeld in een afzonderlijk document: “Gebruiksvoorwaarden van de mobiele app”.

Dienstverlener:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Nederland
KvK: 64597237
BTW: NL002503698B85
E-mail: hello@synomi.ai

2. Definities

• Synomi — een webdienst ter ondersteuning van bedrijfsbeheer (ERP), bestemd voor kleine en middelgrote ondernemingen
• Gebruiker — een ondernemer ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK), die Synomi gebruikt in het kader van zijn bedrijfsactiviteiten
• Account — het individuele gebruikersaccount in de Synomi-dienst
• Abonnement — betaalde toegang tot Synomi-functies voor een bepaalde periode
• Module — aanvullende functionaliteit beschikbaar tegen extra betaling
• Verwerkingsverantwoordelijke — de Synomi-Gebruiker die zelfstandig het doel van en de middelen voor de verwerking van de in het Synomi-systeem ingevoerde persoonsgegevens bepaalt, in het bijzonder klantgegevens, facturen, boekhouddocumenten en werknemersgegevens
• Verwerker — Synomi, als de entiteit die persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het leveren van de Synomi-diensten, in overeenstemming met deze Algemene Voorwaarden, het Privacybeleid en de toepasselijke wetgeving

3. Registratie en account

3.1. Synomi is een B2B-dienst bedoeld voor kleine en middelgrote ondernemingen (mkb) die bedrijfsactiviteiten uitoefenen in Nederland. De Dienst is niet bedoeld voor particuliere gebruikers.

3.2. Een Account kan gratis worden aangemaakt: klassiek, met een e-mailadres, of via "Inloggen met Apple" (Sign in with Apple) of "Inloggen met Google".

3.3. Het gebruik van Synomi vereist een actief Account met echte gegevens van een onderneming ingeschreven bij de Kamer van Koophandel®, in het bijzonder een KvK-nummer en een BTW-nummer (VAT ID). Het toevoegen van een onderneming tijdens de onboarding wordt onmiddellijk geverifieerd in het KvK-register.

3.4. Eén Account kan aan slechts één bedrijf (KvK-nummer) worden gekoppeld.

3.5. Een Account waarvan het registratieproces (onboarding) is onderbroken doordat geen bedrijfsgegevens zijn verstrekt of onjuiste bedrijfsgegevens zijn verstrekt, wordt binnen maximaal 14 dagen zonder afzonderlijke kennisgeving uit de dienst verwijderd.

3.6. De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om te verifiëren dat de Accountgegevens overeenkomen met het KvK-register — waaronder het verzoeken van de Gebruiker om een actueel uittreksel uit het KvK-register te verstrekken, verkregen op kosten van de Gebruiker. Bij een gegrond vermoeden dat het Account bedrijfsgegevens gebruikt zonder vertegenwoordigingsbevoegdheid, of indien het uittreksel niet binnen de gestelde termijn wordt verstrekt, kan de Dienstverlener het Account blokkeren of verwijderen en de bevoegde autoriteiten informeren.

3.7. De Gebruiker verbindt zich ertoe: de veiligheid van zijn wachtwoord en toegangssleutels te waarborgen, tweefactorauthenticatie (2FA) te gebruiken en ongeoorloofde toegang tot het Account onmiddellijk te melden.

3.8. De Gebruiker kan het Account rechtstreeks in Synomi verwijderen (Profiel → Account verwijderen). Verwijdering start een respijtperiode van 30 dagen waarin de beslissing kan worden teruggedraaid door opnieuw in te loggen; na afloop daarvan worden de gegevens permanent en onomkeerbaar verwijderd.

3.9. Een trial-Account waarop na afloop van de proefperiode van 14 dagen geen documenten zijn aangemaakt en geen Abonnement is geactiveerd, wordt onmiddellijk verwijderd, zonder afzonderlijke kennisgeving. Verwijdering van een Account met documenten verloopt volgens de procedure in punt 3.8.

4. Abonnement en betalingen

4.1. Synomi biedt een abonnement aan in maandelijkse en meermaandelijkse plannen. Het abonnement en de aanvullende modules worden uitsluitend afgenomen op de website synomi.ai. De actuele prijzen zijn beschikbaar op de website.

4.2. De op de website vermelde prijzen zijn exclusief BTW. Op de genoemde bedragen is 21% BTW van toepassing. Prijzen kunnen worden gewijzigd, waarvan de gebruiker vooraf op de hoogte wordt gesteld.

4.3. Betalingen worden verwerkt door Mollie B.V. Wij accepteren: iDEAL, creditcards, Bancontact, BLIK, Przelewy24.

4.4. Het abonnement wordt niet automatisch verlengd. De gebruiker beslist zelf over de verlenging.

4.5. Facturen voor het abonnement worden elektronisch uitgereikt en naar het e-mailadres verzonden.

4.6. Het kopen en verlengen van het abonnement en aanvullende modules is niet mogelijk in de mobiele app van Synomi (iOS en Android).

5. Omvang van de diensten

5.1. Synomi is een dienst bestemd voor kleine en middelgrote ondernemingen (mkb) die een bedrijf voeren in Nederland.

5.2. Synomi voldoet aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder:

• Wet op de omzetbelasting — omzetbelasting (btw), 1968, zoals gewijzigd
• Algemene wet inzake rijksbelastingen — (AWR), 1959, zoals gewijzigd
• Wet inkomstenbelasting — inkomstenbelasting, 2001, zoals gewijzigd
• Richtlijn 2014/55/EU — elektronische facturering, 2014, zoals gewijzigd
• AVG / GDPR — Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van persoonsgegevens, 2016, zoals gewijzigd

5.3. In het basisabonnement ontvangt de Gebruiker:

• Onbeperkt aantal documenten
• Beheer van klanten en producten
• Verzending van facturen per e-mail (PDF + XML)
• Voice-to-Invoice™ functie
• Basisstatistieken en rapporten
• Export van gegevens (PDF, XML)

5.4. Aanvullende modules die geen deel uitmaken van het basisabonnement zijn beschikbaar tegen een meerprijs. De actuele prijslijst met omschrijvingen is beschikbaar op de website.

5.5. Tijdens de proefperiode heeft de Gebruiker toegang tot alle modules van Synomi. Na afloop van de proefperiode bepaalt de Gebruiker zelf welke aanvullende modules hij gebruikt.

6. Voice-to-Invoice™

6.1. De Voice-to-Invoice™ functie maakt het mogelijk om facturen aan te maken en andere Synomi-functies te bedienen met spraakopdrachten.

6.2. Spraakopdrachten die door het AI-systeem worden verwerkt, worden niet opgeslagen na voltooiing van de betreffende bewerking.

6.3. De Gebruiker is verantwoordelijk voor het verifiëren van de juistheid van de gegevens voordat een document dat met de Voice-to-Invoice™ functie is aangemaakt, wordt goedgekeurd.

7. Aansprakelijkheid

7.1. De Dienstverlener spant zich maximaal in om de continuïteit en kwaliteit van de geleverde diensten te waarborgen.

7.2. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor:

• Onderbrekingen in de dienstverlening als gevolg van technische oorzaken of onderhoud
• Verlies van gegevens als gevolg van handelingen van de Gebruiker
• Fouten in door de Gebruiker ingevoerde gegevens
• Zakelijke beslissingen genomen op basis van gegevens uit Synomi
• Overmacht

7.3. De Gebruiker is verantwoordelijk voor:

• Controle op de juistheid van uitgegeven documenten
• Beveiliging van zijn account
• Bewaring van uitgegeven documenten gedurende 7 jaar

De Gebruiker, als Verwerkingsverantwoordelijke, draagt de uitsluitende verantwoordelijkheid voor de juistheid, volledigheid en archivering van documenten die in het Synomi-systeem worden aangemaakt en bewaard, gedurende de door de toepasselijke wetgeving vereiste termijn. Synomi heeft geen wettelijke of contractuele verplichting om boekhoud- of belastingdocumenten of andere gegevens van de Gebruiker namens de Gebruiker te bewaren. Het Synomi-systeem is een IT-hulpmiddel waarmee documenten kunnen worden aangemaakt en beheerd, maar het vervangt niet de uit de wet voortvloeiende archiveringsverplichtingen.

7.4. Het is de gebruiker verboden om:

• De Synomi-applicatie te decompileren, disassembleren of reverse-engineeren
• Te proberen toegang te krijgen tot de broncode van de applicatie
• De applicatie te wijzigen, kopiëren of afgeleide werken te creëren op basis van Synomi
• Technische beveiligingen van de applicatie te omzeilen of te proberen te omzeilen
• De applicatie te gebruiken op een manier die de werking ervan kan verstoren of de veiligheid van andere gebruikers in gevaar kan brengen

8. Intellectueel eigendom

8.1. Het Synomi-logo, Voice-to-Invoice™ en andere merken zijn, tenzij anders vermeld op de Credits-pagina, eigendom van Synomi.

8.2. De Gebruiker behoudt alle rechten op zijn gegevens (facturen, klantencatalogus, leveranciers, producten en andere documenten die in het Synomi-programma zijn aangemaakt).

8.3. Het is verboden om elementen van de dienst te kopiëren, wijzigen of verspreiden zonder toestemming.

8.4. Logo's, handelsnamen en merken van derden — waaronder partners van Synomi en onze Gebruikers — die op de website of in de applicatie worden getoond, zijn uitsluitend voor informatieve doeleinden gebruikt: met medeweten en toestemming van hun eigenaren, of in overeenstemming met hun gepubliceerde richtlijnen voor merkgebruik (waaronder de merken Apple, Google, App Store, Google Play, Mollie, Anthropic, Kamer van Koophandel® en VIES). Zij blijven het intellectuele eigendom van de betreffende partijen; hun aanwezigheid in Synomi houdt geen overdracht van rechten in en impliceert geen aanbeveling van Synomi door deze partijen.

9. Bescherming van persoonsgegevens en verwerking

9.1. Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (AVG/GDPR) en de Nederlandse Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

9.2. Gedetailleerde informatie over gegevensverwerking is te vinden in het Privacybeleid.

9.3. Gegevens worden opgeslagen op servers in de Europese Unie (Nederland).

9.4. Rollen van partijen. Voor de gegevens die de Gebruiker in Synomi invoert of genereert in het kader van zijn onderneming (klantgegevens, factuurinhoud, bonnen en documenten, transcripties van spraakopdrachten, gps-ritten) is de Gebruiker de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 4 lid 7 AVG) en is Synomi de Verwerker (art. 4 lid 8 AVG). Deze sectie vormt een verwerkersovereenkomst in de zin van art. 28 AVG. Voor de accountgegevens van de Gebruiker (registratie-, contact-, betaalgegevens, logs) treedt Synomi op als zelfstandige Verwerkingsverantwoordelijke — dit wordt geregeld in het Privacybeleid.

9.5. Onderwerp, doel en duur. De verwerking betreft persoonsgegevens uitsluitend voor het leveren van de door de Gebruiker gekozen Synomi-functies (o.a. opstellen en verzenden van documenten, OCR, Voice-to-Invoice, kilometerregistratie, agenda) en duurt zolang de overeenkomst van kracht is. De categorieën gegevens omvatten gegevens van klanten en andere personen die door de Gebruiker worden ingevoerd (naam, bedrijfsgegevens, adres, e-mail, btw-nummer, documentinhoud).

9.6. Verplichtingen van Synomi als Verwerker. Synomi: (a) verwerkt gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Gebruiker (het gebruik van een functie geldt als zo'n instructie); (b) waarborgt de vertrouwelijkheid van tot verwerking gemachtigde personen; (c) treft technische en organisatorische maatregelen conform art. 32 AVG (versleuteling, toegangscontrole, back-ups); (d) helpt de Gebruiker bij het uitoefenen van rechten van betrokkenen en bij de verplichtingen uit art. 32–36 AVG; (e) meldt de Gebruiker een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging na kennisname; (f) verwijdert na beëindiging van de overeenkomst de gegevens (zie sectie 10) of maakt export ervan mogelijk.

9.7. Subverwerkers. De Gebruiker geeft algemene toestemming voor het gebruik door Synomi van de subverwerkers vermeld in sectie 6 van het Privacybeleid (momenteel: Mollie, Anthropic, Google, Apple — uitsluitend voor de door de Gebruiker gekozen functies). Synomi informeert vooraf over het voornemen een subverwerker toe te voegen of te wijzigen (update van het Privacybeleid en e-mail bij wezenlijke wijzigingen); de Gebruiker kan bezwaar maken en, indien daaraan niet kan worden tegemoetgekomen, de overeenkomst beëindigen. Elke subverwerker is gebonden aan verplichtingen die niet minder beschermend zijn dan die in deze sectie.

9.8. Locatie en doorgifte van gegevens. Gegevens worden opgeslagen op de eigen server van Synomi in een datacenter in Nederland. Doorgifte aan subverwerkers buiten de Europese Economische Ruimte (Anthropic, Google, Apple — VS) vindt plaats op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde Standaardcontractbepalingen (SCC) en, voor Google en Apple, aanvullend onder het EU-US Data Privacy Framework.

9.9. Audit. Synomi stelt de Gebruiker de informatie ter beschikking die nodig is om naleving van art. 28 AVG aan te tonen. Audits vinden plaats op basis van documentatie en schriftelijke antwoorden; audits ter plaatse uitsluitend na voorafgaande afspraak, tijdens kantooruren, zonder de dienst te verstoren en met respect voor de vertrouwelijkheid van andere Gebruikers.

10. Beëindiging van de overeenkomst

10.1. De Gebruiker kan op elk moment de dienst opzeggen. De regels voor het verwijderen van het Account op verzoek van de Gebruiker — waaronder de bedenktermijn van 30 dagen — zijn vastgelegd in punt 3.8.

10.2. Na beëindiging van het abonnement schakelt het account over naar de alleen-lezen modus — de gegevens blijven beschikbaar om in te zien en te downloaden, en de volledige functionaliteit wordt hersteld na aanschaf van een willekeurig pakket. Als het account gedurende een ononderbroken periode van 24 maanden inactief blijft (geen logins en geen actief abonnement), kan de Dienstverlener de gegevens verwijderen na voorafgaande kennisgeving per e-mail, met een termijn van 30 dagen om de gegevens te downloaden of het abonnement te verlengen.

10.3. De Dienstverlener kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen in geval van:

• Schending van de bepalingen van de Algemene Voorwaarden
• Handelen ten nadele van de dienst of andere gebruikers
• Verstrekken van valse gegevens

11. Ondersteuning en klachten

11.1. Ondersteuning voor Synomi-gebruikers is beschikbaar vanuit Synomi — via een ticketsysteem dat 24/7 actief is.

11.2. Als u niet kunt inloggen in Synomi, stuur dan een melding naar support@synomi.ai met een beschrijving van het probleem — vanaf het e-mailadres dat aan het Synomi-Account van de Gebruiker is gekoppeld.

11.3. Bij problemen met de bedrijfsregistratie stuurt u een melding naar hello@synomi.ai; een reactie volgt binnen maximaal 7 werkdagen.

11.4. Klachten worden binnen 14 werkdagen behandeld.

12. Wijzigingen in de Algemene Voorwaarden

12.1. De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om de Algemene Voorwaarden te wijzigen.

12.2. Gebruikers worden 14 dagen van tevoren per e-mail op de hoogte gesteld van wijzigingen.

12.3. Gebruik van de dienst na inwerkingtreding van wijzigingen betekent acceptatie daarvan.

13. Mobiele applicatie (iOS en Android)

13.1. De mobiele applicatie biedt geen aankopen binnen de app (in-app aankopen) en dient om gebruik te maken van de functies die onder het op de website afgenomen abonnement vallen. Het abonnement en de aanvullende modules worden uitsluitend afgenomen op de website synomi.ai.

13.2. De mobiele applicatie kan toegang vragen tot de microfoon (Voice-to-Invoice™ functie), de locatie van het apparaat — ook op de achtergrond (ritregistratie / kilometerregistratie) en de camera (documenten scannen / OCR). De omvang en het doel van de verwerking van deze gegevens worden beschreven in de sectie "Gegevens in de mobiele applicatie" van het Privacybeleid. Het verlenen van toestemmingen is vrijwillig, maar noodzakelijk voor de werking van de bijbehorende functies.

13.3. Bepalingen betreffende de iOS-applicatie (Apple). Voor de uit de Apple App Store gedownloade applicatie gelden aanvullend de volgende bepalingen, zoals vereist door Apple Inc. ("Apple"):

• (a) Deze Algemene Voorwaarden worden uitsluitend gesloten tussen de Gebruiker en Synomi, en niet met Apple. Apple is geen partij bij deze Algemene Voorwaarden en is niet verantwoordelijk voor de applicatie of de inhoud ervan.
• (b) Synomi verleent de Gebruiker een niet-overdraagbare licentie om de applicatie te gebruiken op Apple-apparaten die de Gebruiker bezit of beheert, in overeenstemming met de Gebruiksregels die zijn vastgelegd in de App Store-voorwaarden.
• (c) Uitsluitend Synomi is verantwoordelijk voor het leveren van ondersteuning en onderhoud (maintenance) van de applicatie. Apple heeft geen enkele verplichting om onderhouds- of ondersteuningsdiensten met betrekking tot de applicatie te leveren.
• (d) Indien de applicatie niet voldoet aan een toepasselijke garantie, kan de Gebruiker Apple op de hoogte stellen, en Apple kan de eventuele aankoopprijs van de applicatie terugbetalen. Voor zover maximaal toegestaan door de wet verleent Apple geen enkele andere garantie voor de applicatie, en alle overige aanspraken, verliezen, aansprakelijkheden, schade, kosten of uitgaven die toe te schrijven zijn aan het niet voldoen aan een garantie, komen uitsluitend voor rekening van Synomi.
• (e) Uitsluitend Synomi, en niet Apple, is verantwoordelijk voor de behandeling van aanspraken van de Gebruiker of derden met betrekking tot de applicatie of het bezit of gebruik ervan (waaronder aanspraken inzake productaansprakelijkheid, niet-naleving van wettelijke vereisten, en consumentenbescherming en privacy).
• (f) Bij een aanspraak van een derde dat de applicatie of het gebruik ervan door de Gebruiker inbreuk maakt op de intellectuele-eigendomsrechten van die derde, is uitsluitend Synomi, en niet Apple, verantwoordelijk voor het onderzoek, de verdediging, de schikking en de afwikkeling van die aanspraak.
• (g) De Gebruiker verklaart dat hij zich niet bevindt in een land waarvoor een embargo van de Amerikaanse overheid geldt of dat door de Amerikaanse overheid is aangemerkt als een land dat "terrorisme ondersteunt", en dat hij niet voorkomt op enige lijst van de Amerikaanse overheid met verboden of beperkte partijen.
• (h) Apple en de dochterondernemingen van Apple zijn derde-begunstigden (third-party beneficiaries) van deze Algemene Voorwaarden en hebben, na aanvaarding van deze Algemene Voorwaarden door de Gebruiker, het recht deze jegens de Gebruiker af te dwingen als derde-begunstigde.
• (i) Voor alle zaken, vragen, klachten of aanspraken met betrekking tot de applicatie neemt de Gebruiker contact op met Synomi via support@synomi.ai.

13.4. Bepalingen betreffende de Android-applicatie (Google Play). Het gebruik van de uit Google Play gedownloade applicatie is aanvullend onderworpen aan de Servicevoorwaarden van Google Play (Google Play Terms of Service). Google is geen partij bij deze Algemene Voorwaarden.

14. Slotbepalingen

14.1. Op zaken die niet in deze Algemene Voorwaarden zijn geregeld, is het Nederlandse recht van toepassing.

14.2. Alle geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank in de vestigingsplaats van de Dienstverlener (Rotterdam).

14.3. Deze Algemene Voorwaarden in versie 1.6 treden in werking op 24 juli 2026. De eerste versie trad in werking op 12 december 2025.

15. Contact