Wersja 1.6 · ostatnia aktualizacja: 24 lipca 2026
Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu Synomi, dostępnego pod adresem synomi.ai.
Synomi jest dostępne jako serwis internetowy (synomi.ai) oraz jako aplikacja towarzysząca na urządzenia mobilne z systemem iOS i Android, dystrybuowana odpowiednio przez Apple App Store i Google Play. Warunki użytkowania aplikacji mobilnej określone są w osobnym regulaminie: „Warunki korzystania z aplikacji mobilnej".
Usługodawca:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Nederland
KvK: 64597237
BTW: NL002503698B85
Email: hello@synomi.ai
3.1. Synomi jest serwisem typu B2B przeznaczonym dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) prowadzących działalność gospodarczą na terenie Holandii. Serwis nie jest przeznaczony dla użytkowników prywatnych.
3.2. Konto można założyć bezpłatnie: klasycznie, za pomocą adresu e-mail, albo poprzez usługi „Zaloguj się przez Apple" (Sign in with Apple) lub „Zaloguj się przez Google".
3.3. Korzystanie z Synomi wymaga aktywnego Konta z prawdziwymi danymi firmy zarejestrowanej w Holenderskiej Izbie Handlowej (Kamer van Koophandel®), w szczególności numerem KvK oraz BTW (VAT ID). Dodanie firmy w procesie onboardingu podlega natychmiastowej weryfikacji w rejestrze KvK.
3.4. Jedno Konto może być przypisane wyłącznie do jednej firmy (numeru KvK).
3.5. Konto, którego proces rejestracji (onboarding) został przerwany z powodu niepodania danych firmowych lub podania nieprawdziwych danych firmowych, zostaje usunięte z serwisu bez odrębnego powiadomienia w terminie do 14 dni.
3.6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do weryfikacji zgodności danych Konta z rejestrem KvK — w tym do zażądania od Użytkownika przedłożenia aktualnego wyciągu z rejestru KvK (uittreksel), pozyskanego na koszt Użytkownika. W przypadku uzasadnionego podejrzenia, że Konto wykorzystuje dane firmy bez umocowania do jej reprezentowania, albo w przypadku nieprzedłożenia wyciągu w wyznaczonym terminie, Usługodawca może zablokować lub usunąć Konto oraz powiadomić odpowiednie organy.
3.7. Użytkownik zobowiązuje się do: zapewnienia bezpieczeństwa swojego hasła i kluczy dostępu, korzystania z uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) oraz niezwłocznego informowania o nieautoryzowanym dostępie do Konta.
3.8. Użytkownik może usunąć Konto bezpośrednio w Synomi (Profil → Usuń konto). Usunięcie uruchamia 30-dniowy okres karencji, w trakcie którego decyzję można cofnąć, logując się ponownie; po jego upływie dane zostają trwale i nieodwracalnie usunięte.
3.9. Konto typu trial, na którym po upływie 14-dniowego okresu próbnego nie utworzono żadnych dokumentów i nie aktywowano Subskrypcji, zostaje usunięte niezwłocznie, bez odrębnego powiadomienia. Usunięcie Konta zawierającego dokumenty odbywa się w trybie określonym w pkt 3.8.
4.1. Synomi oferuje subskrypcję w planach miesięcznych i wielomiesięcznych. Subskrypcję oraz dodatkowe moduły wykupuje się wyłącznie w serwisie internetowym synomi.ai. Aktualny cennik dostępny jest na stronie internetowej.
4.2. Ceny podane w serwisie internetowym są cenami netto. Do podanych kwot należy doliczyć 21% VAT. Ceny mogą ulec zmianie, o czym użytkownik zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem.
4.3. Płatności obsługiwane są przez Mollie B.V. Akceptujemy: iDEAL, karty kredytowe, Bancontact, BLIK, Przelewy24.
4.4. Subskrypcja nie odnawia się automatycznie. Użytkownik sam decyduje o jej przedłużeniu.
4.5. Faktury za subskrypcję są wystawiane elektronicznie i wysyłane na adres email.
4.6. Zakup i przedłużenie subskrypcji oraz modułów dodatkowych nie jest możliwe w aplikacji mobilnej Synomi (iOS i Android).
5.1. Synomi jest serwisem przeznaczonym dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) prowadzących działalność gospodarczą na terenie Holandii.
5.2. Synomi jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z:
5.3. W ramach podstawowej subskrypcji Użytkownik otrzymuje:
5.4. Dodatkowe moduły niewchodzące w skład subskrypcji podstawowej dostępne są za dodatkową opłatą. Aktualny cennik wraz z opisem dostępny jest w serwisie internetowym.
5.5. W czasie okresu próbnego Użytkownik ma dostęp do wszystkich modułów Synomi. Po zakończeniu okresu próbnego Użytkownik sam decyduje, z których modułów dodatkowych będzie korzystał.
6.1. Funkcja Voice-to-Invoice™ umożliwia tworzenie faktur i obsługę innych funkcji Synomi za pomocą poleceń głosowych.
6.2. Polecenia głosowe przetwarzane przez system AI nie są przechowywane po zakończeniu operacji, której dotyczą.
6.3. Użytkownik jest odpowiedzialny za weryfikację poprawności danych przed zatwierdzeniem dokumentu wystawionego za pomocą funkcji Voice-to-Invoice™.
7.1. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić ciągłość i jakość świadczonych usług.
7.2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
7.3. Użytkownik jest odpowiedzialny za:
Użytkownik, jako Administrator danych, ponosi wyłączną odpowiedzialność za poprawność, kompletność oraz archiwizację dokumentów tworzonych i przechowywanych w systemie Synomi przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa. Synomi nie ma ustawowego ani umownego obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, podatkowych ani innych danych Użytkownika w imieniu Użytkownika. System Synomi stanowi narzędzie informatyczne umożliwiające tworzenie i zarządzanie dokumentami, jednak nie zastępuje obowiązków archiwizacyjnych wynikających z przepisów prawa.
7.4. Zabrania się użytkownikowi:
8.1. Logo Synomi, Voice-to-Invoice™ i inne znaki, o ile nie wymieniono inaczej na stronie Credits, są własnością Synomi.
8.2. Użytkownik zachowuje pełne prawa do swoich danych (faktur, katalogu klientów, dostawców, produktów, oraz innych dokumentów utworzonych w programie Synomi).
8.3. Zabrania się kopiowania, modyfikowania lub rozpowszechniania elementów serwisu bez zgody.
8.4. Logotypy, nazwy handlowe i znaki towarowe podmiotów trzecich — w tym partnerów Synomi oraz naszych Użytkowników — prezentowane w serwisie lub w aplikacji zostały użyte wyłącznie w celach informacyjnych: za wiedzą i zgodą ich właścicieli albo zgodnie z opublikowanymi przez nich zasadami użycia marki (m.in. znaki Apple, Google, App Store, Google Play, Mollie, Anthropic, Kamer van Koophandel® i VIES). Pozostają one własnością intelektualną odpowiednich podmiotów, a ich obecność w Synomi nie oznacza przeniesienia jakichkolwiek praw ani nie sugeruje rekomendacji Synomi przez te podmioty.
9.1. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO/GDPR) oraz holenderską ustawą Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) i ustawą wykonawczą Uitvoeringswet AVG (UAVG).
9.2. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych znajdują się w Polityce Prywatności.
9.3. Dane są przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej (Holandia).
9.4. Role stron. W zakresie danych, które Użytkownik wprowadza lub generuje w Synomi w ramach swojej działalności gospodarczej (dane kontrahentów, treść faktur, paragony i dokumenty, transkrypty poleceń głosowych, trasy GPS), Użytkownik jest Administratorem (art. 4 pkt 7 RODO/GDPR), a Synomi — Procesorem (art. 4 pkt 8 RODO/GDPR). Niniejsza sekcja stanowi umowę powierzenia przetwarzania (verwerkersovereenkomst) w rozumieniu art. 28 RODO/GDPR. W zakresie danych konta Użytkownika (dane rejestrowe, kontaktowe, płatnicze, logi) Synomi jest samodzielnym Administratorem — reguluje to Polityka Prywatności.
9.5. Przedmiot, cel i czas powierzenia. Powierzenie obejmuje przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu świadczenia funkcji Synomi wybranych przez Użytkownika (m.in. wystawianie i wysyłka dokumentów, OCR, Voice-to-Invoice, kilometrówka, kalendarz) i trwa przez czas obowiązywania umowy. Kategorie danych obejmują dane kontrahentów i innych osób wprowadzane przez Użytkownika (imię i nazwisko, dane firmy, adres, e-mail, numer VAT, treść dokumentów).
9.6. Obowiązki Synomi jako Procesora. Synomi: (a) przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika (korzystanie z funkcji stanowi takie polecenie); (b) zapewnia poufność osób upoważnionych do przetwarzania; (c) stosuje środki techniczne i organizacyjne zgodne z art. 32 RODO/GDPR (szyfrowanie, kontrola dostępu, kopie zapasowe); (d) pomaga Użytkownikowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnieniu obowiązków z art. 32–36 RODO/GDPR; (e) zgłasza Użytkownikowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu; (f) po zakończeniu umowy usuwa dane (zob. sekcja 10) lub umożliwia ich eksport.
9.7. Podprocesorzy. Użytkownik wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Synomi z podprocesorów wymienionych w sekcji 6 Polityki Prywatności (obecnie: Mollie, Anthropic, Google, Apple — wyłącznie dla funkcji wybranych przez Użytkownika). O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Synomi poinformuje z wyprzedzeniem (aktualizacja Polityki Prywatności oraz e-mail przy zmianach istotnych); Użytkownik może wnieść sprzeciw, a jeśli nie da się go uwzględnić — rozwiązać umowę. Każdy podprocesor związany jest obowiązkami nie mniejszymi niż określone w niniejszej sekcji.
9.8. Lokalizacja danych i transfery. Dane przechowywane są na własnym serwerze Synomi w centrum danych w Holandii. Transfer do podprocesorów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Anthropic, Google, Apple — USA) odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, a w przypadku Google i Apple dodatkowo w oparciu o EU-US Data Privacy Framework.
9.9. Audyt. Synomi udostępnia Użytkownikowi informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO/GDPR. Audyt odbywa się na podstawie dokumentacji i pisemnych odpowiedzi; audyt na miejscu wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu, w godzinach pracy, bez zakłócania działania usługi i z poszanowaniem poufności pozostałych Użytkowników.
10.1. Użytkownik może zrezygnować z usługi w dowolnym momencie. Zasady usunięcia Konta na wniosek Użytkownika — w tym 30-dniowy okres karencji — określa pkt 3.8.
10.2. Po zakończeniu subskrypcji konto przechodzi w tryb tylko do odczytu — dane pozostają dostępne do wglądu i pobrania, a pełna funkcjonalność zostaje przywrócona po wykupieniu dowolnego pakietu. Jeżeli konto pozostaje nieaktywne (brak logowań i aktywnej subskrypcji) nieprzerwanie przez 24 miesiące, Usługodawca może usunąć dane po uprzednim powiadomieniu e-mailem, wyznaczając 30-dniowy termin na pobranie danych lub wznowienie subskrypcji.
10.3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
11.1. Wsparcie dla Użytkowników Synomi dostępne jest z poziomu Synomi — poprzez system zgłoszeń (tickets) działający 24/7.
11.2. W przypadku braku możliwości zalogowania się do Synomi zgłoszenie należy wysłać na adres support@synomi.ai wraz z opisem problemu — z adresu e-mail przypisanego do Konta Użytkownika w Synomi.
11.3. W przypadku problemów z rejestracją firmy zgłoszenie należy wysłać na adres hello@synomi.ai; odpowiedź udzielana jest w terminie do 7 dni roboczych.
11.4. Reklamacje rozpatrywane są w ciągu 14 dni roboczych.
12.1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
12.2. O zmianach Użytkownicy zostaną powiadomieni drogą mailową z 14-dniowym wyprzedzeniem.
12.3. Korzystanie z serwisu po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację.
13.1. Aplikacja mobilna nie udostępnia zakupów wewnątrz aplikacji (in-app purchase) i służy do korzystania z funkcji objętych subskrypcją wykupioną w serwisie internetowym. Subskrypcję oraz dodatkowe moduły wykupuje się wyłącznie w serwisie internetowym synomi.ai.
13.2. Aplikacja mobilna może żądać dostępu do mikrofonu (funkcja Voice-to-Invoice™), lokalizacji urządzenia — również w tle (rejestr przejazdów / kilometrówka) oraz aparatu (skanowanie dokumentów / OCR). Zakres i cel przetwarzania tych danych opisuje sekcja „Dane w aplikacji mobilnej" Polityki Prywatności. Udzielenie uprawnień jest dobrowolne, jednak konieczne do działania powiązanych funkcji.
13.3. Postanowienia dotyczące aplikacji na system iOS (Apple). W zakresie aplikacji pobranej z Apple App Store obowiązują dodatkowo następujące postanowienia, wymagane przez Apple Inc. („Apple"):
13.4. Postanowienia dotyczące aplikacji na system Android (Google Play). Korzystanie z aplikacji pobranej z Google Play podlega dodatkowo Warunkom korzystania z usługi Google Play (Google Play Terms of Service). Google nie jest stroną niniejszego Regulaminu.
14.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa holenderskiego.
14.2. Wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy (Rotterdam).
14.3. Regulamin w wersji 1.6 wchodzi w życie z dniem 24 lipca 2026. Pierwsza wersja Regulaminu weszła w życie z dniem 12 grudnia 2025.
Synomi
's-Gravelandseweg 397
3125 BJ Schiedam, Nederland
Telefon: +31 10 226 27 74
Telefon komórkowy: +31 624 864 708
Email: hello@synomi.ai
Support: +31 628 511 728 · support@synomi.ai
KvK: 64597237
BTW: NL002503698B85