Warunki korzystania z aplikacji mobilnej

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsze Warunki określają zasady korzystania z aplikacji mobilnej Synomi (dalej: „Aplikacja") zainstalowanej na urządzeniu mobilnym użytkownika serwisu synomi.ai.

1.2. Aplikacja jest dostępna na systemy iOS i Android i dystrybuowana odpowiednio przez Apple App Store oraz Google Play. Aplikacja jest bezpłatna do pobrania.

1.3. Aplikacja mobilna Synomi jest klientem serwisu synomi.ai — do działania wymaga aktywnego połączenia z internetem i nie funkcjonuje w trybie offline.

Usługodawca:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Nederland
KvK: 64597237
BTW: NL002503698B85
Email: hello@synomi.ai

2. Definicje

• Aplikacja — aplikacja mobilna Synomi na systemy iOS i Android
• Serwis — serwis internetowy Synomi (synomi.ai), którego Aplikacja jest klientem
• Użytkownik — przedsiębiorca zarejestrowany w Holenderskiej Izbie Handlowej (KvK), korzystający z Synomi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej
• Konto — indywidualne konto użytkownika w serwisie Synomi
• Subskrypcja — dostęp do funkcji Synomi na określony czas
• Moduł — dodatkowa funkcjonalność rozszerzająca Synomi, dostępna w ramach subskrypcji

3. Rejestracja i konto

3.1. Synomi jest aplikacją typu B2B przeznaczoną dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) prowadzących działalność gospodarczą na terenie Holandii. Aplikacja nie jest przeznaczona dla użytkowników prywatnych.

3.2. Konto można założyć bezpłatnie: klasycznie, za pomocą adresu e-mail, albo poprzez usługi „Zaloguj się przez Apple" (Sign in with Apple) lub „Zaloguj się przez Google".

3.3. Korzystanie z Aplikacji wymaga aktywnego Konta z prawdziwymi danymi firmy zarejestrowanej w Holenderskiej Izbie Handlowej (Kamer van Koophandel®), w szczególności numerem KvK oraz BTW (VAT ID). Dodanie firmy w procesie onboardingu podlega natychmiastowej weryfikacji w rejestrze KvK.

3.4. Jedno Konto może być przypisane wyłącznie do jednej firmy (numeru KvK).

3.5. Konto, którego proces rejestracji (onboarding) został przerwany z powodu niepodania danych firmowych lub podania nieprawdziwych danych firmowych, zostaje usunięte z serwisu bez odrębnego powiadomienia w terminie do 14 dni.

3.6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do weryfikacji zgodności danych Konta z rejestrem KvK — w tym do zażądania od Użytkownika przedłożenia aktualnego wyciągu z rejestru KvK (uittreksel), pozyskanego na koszt Użytkownika. W przypadku uzasadnionego podejrzenia, że Konto wykorzystuje dane firmy bez umocowania do jej reprezentowania, albo w przypadku nieprzedłożenia wyciągu w wyznaczonym terminie, Usługodawca może zablokować lub usunąć Konto oraz powiadomić odpowiednie organy.

3.7. Użytkownik zobowiązuje się do: zapewnienia bezpieczeństwa swojego hasła i kluczy dostępu, korzystania z uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) oraz niezwłocznego informowania o nieautoryzowanym dostępie do Konta.

3.8. Użytkownik może usunąć Konto bezpośrednio w Aplikacji (Profil → Usuń konto). Usunięcie uruchamia 30-dniowy okres karencji, w trakcie którego decyzję można cofnąć, logując się ponownie; po jego upływie dane zostają trwale i nieodwracalnie usunięte.

3.9. Konto typu trial, na którym po upływie 14-dniowego okresu próbnego nie utworzono żadnych dokumentów i nie aktywowano Subskrypcji, zostaje usunięte niezwłocznie, bez odrębnego powiadomienia. Usunięcie Konta zawierającego dokumenty odbywa się w trybie określonym w pkt 3.8.

4. Subskrypcja

4.1. Korzystanie z Synomi po zakończeniu okresu próbnego wymaga aktywnej Subskrypcji.

4.2. Subskrypcja nie odnawia się automatycznie. Użytkownik sam decyduje o jej przedłużeniu.

4.3. Aplikacja nie udostępnia zakupów wewnątrz aplikacji (in-app purchase). Zakup, przedłużenie oraz zarządzanie Subskrypcją i Modułami nie są dostępne w Aplikacji; Aplikacja służy do korzystania z funkcji objętych aktywną Subskrypcją.

4.4. Dostępność Modułów zależy od zakresu Subskrypcji Użytkownika.

5. Funkcje Aplikacji i uprawnienia urządzenia

5.1. Aplikacja może żądać dostępu do mikrofonu (funkcja Voice-to-Invoice™), lokalizacji urządzenia — również w tle (rejestr przejazdów / kilometrówka) oraz aparatu (skanowanie dokumentów / OCR). Zakres i cel przetwarzania tych danych opisuje sekcja „Dane w aplikacji mobilnej" Polityki Prywatności. Udzielenie uprawnień jest dobrowolne, jednak konieczne do działania powiązanych funkcji.

5.2. Voice-to-Invoice™ — umożliwia tworzenie faktur i obsługę innych funkcji Synomi za pomocą poleceń głosowych. Funkcja dostępna jest wyłącznie w Aplikacji i nie działa na komputerach. Polecenia głosowe przetwarzane przez system AI nie są przechowywane po zakończeniu operacji, której dotyczą. Użytkownik odpowiada za weryfikację poprawności danych przed zatwierdzeniem dokumentu.

5.3. Rejestr przejazdów (kilometrówka) — dostępny wyłącznie w Aplikacji; wymaga włączonego w Aplikacji dostępu do lokalizacji (GPS) urządzenia.

5.4. Skanowanie dokumentów (OCR) — w Aplikacji wymaga dostępu do aparatu urządzenia; w Serwisie funkcja OCR działa na przesłanych plikach graficznych i nie wymaga aparatu.

6. Zasady korzystania

6.1. Zabrania się Użytkownikowi:

• dekompilacji, deasemblacji lub inżynierii wstecznej Aplikacji
• prób uzyskania dostępu do kodu źródłowego Aplikacji
• modyfikowania, kopiowania lub tworzenia dzieł pochodnych na bazie Synomi
• omijania lub prób obejścia zabezpieczeń technicznych Aplikacji
• wykorzystywania Aplikacji w sposób mogący zakłócić jej działanie lub zagrażający bezpieczeństwu innych Użytkowników

6.2. Użytkownik, jako Administrator danych, ponosi wyłączną odpowiedzialność za poprawność, kompletność oraz archiwizację dokumentów tworzonych i przechowywanych w systemie Synomi przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa. System Synomi stanowi narzędzie informatyczne umożliwiające tworzenie i zarządzanie dokumentami, jednak nie zastępuje obowiązków archiwizacyjnych wynikających z przepisów prawa.

6.3. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić ciągłość i jakość świadczonych usług, jednak nie ponosi odpowiedzialności za:

• przerwy w działaniu serwisu wynikające z przyczyn technicznych lub konserwacji
• utratę danych wynikającą z działań Użytkownika
• błędy w danych wprowadzonych przez Użytkownika
• decyzje biznesowe podjęte na podstawie danych z Synomi
• działanie siły wyższej

7. Dane Użytkownika i prywatność

7.1. Użytkownik zachowuje pełne prawa do swoich danych (faktur, katalogu klientów, dostawców, produktów oraz innych dokumentów utworzonych w Synomi).

7.2. Role stron i odpowiedzialność. W zakresie danych, które Użytkownik wprowadza lub generuje w Synomi w ramach swojej działalności gospodarczej (dane kontrahentów, treść faktur, paragony i dokumenty, transkrypty poleceń głosowych, trasy GPS), Użytkownik jest Administratorem danych (art. 4 pkt 7 RODO/GDPR), a Synomi — Procesorem (art. 4 pkt 8 RODO/GDPR) i przetwarza te dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia funkcji wybranych przez Użytkownika. W zakresie danych Konta Użytkownika (dane rejestrowe, kontaktowe, logi) Synomi jest samodzielnym Administratorem. Umowę powierzenia przetwarzania (verwerkersovereenkomst, art. 28 RODO/GDPR) zawiera Regulamin serwisu Synomi.

7.3. Dane są przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej (Holandia). Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych znajdują się w Polityce Prywatności.

8. Własność intelektualna

8.1. Logo Synomi, Voice-to-Invoice™ i inne znaki Synomi są własnością Usługodawcy. Zabrania się ich kopiowania, modyfikowania lub rozpowszechniania bez zgody.

8.2. Logotypy i znaki towarowe podmiotów trzecich prezentowane w Aplikacji (m.in. Apple, Google, App Store, Google Play, Kamer van Koophandel®) użyte są wyłącznie w celach informacyjnych i pozostają własnością odpowiednich podmiotów; ich obecność nie oznacza przeniesienia praw ani rekomendacji Synomi przez te podmioty.

9. Postanowienia dotyczące aplikacji na system iOS (Apple)

W zakresie Aplikacji pobranej z Apple App Store obowiązują dodatkowo następujące postanowienia, wymagane przez Apple Inc. („Apple"):

• (a) Niniejsze Warunki zawierane są wyłącznie pomiędzy Użytkownikiem a Synomi, a nie z Apple. Apple nie jest stroną niniejszych Warunków i nie ponosi odpowiedzialności za Aplikację ani jej zawartość.
• (b) Synomi udziela Użytkownikowi niezbywalnej licencji na korzystanie z Aplikacji na urządzeniach marki Apple, które Użytkownik posiada lub kontroluje, zgodnie z Zasadami korzystania określonymi w warunkach App Store.
• (c) Wyłącznie Synomi odpowiada za świadczenie wsparcia oraz konserwacji (maintenance) Aplikacji. Apple nie ma obowiązku świadczenia jakiegokolwiek wsparcia ani konserwacji w odniesieniu do Aplikacji.
• (d) W przypadku niezgodności Aplikacji z obowiązującą gwarancją Użytkownik może powiadomić Apple, a Apple może zwrócić ewentualną cenę zakupu Aplikacji. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo Apple nie udziela żadnej innej gwarancji dotyczącej Aplikacji, a wszelkie inne roszczenia, straty, zobowiązania, szkody, koszty lub wydatki wynikające z niezgodności z gwarancją obciążają wyłącznie Synomi.
• (e) Za rozpatrzenie roszczeń Użytkownika lub osób trzecich dotyczących Aplikacji albo jej posiadania lub korzystania z niej (w tym roszczeń z tytułu odpowiedzialności za produkt, niezgodności z przepisami prawa oraz ochrony konsumenta i prywatności) odpowiada wyłącznie Synomi, a nie Apple.
• (f) W razie roszczenia osoby trzeciej, że Aplikacja lub korzystanie z niej przez Użytkownika narusza prawa własności intelektualnej tej osoby, za prowadzenie sprawy, obronę, ugodę oraz zaspokojenie takiego roszczenia odpowiada wyłącznie Synomi, a nie Apple.
• (g) Użytkownik oświadcza, że nie znajduje się w kraju objętym embargiem rządu USA lub uznanym przez rząd USA za państwo „wspierające terroryzm" oraz że nie figuruje na żadnej liście podmiotów objętych zakazami lub ograniczeniami rządu USA.
• (h) Apple oraz podmioty zależne Apple są beneficjentami będącymi osobami trzecimi (third-party beneficiaries) niniejszych Warunków i z chwilą ich akceptacji przez Użytkownika mają prawo egzekwować ich postanowienia względem Użytkownika jako beneficjent będący osobą trzecią.
• (i) We wszelkich sprawach dotyczących Aplikacji, pytaniach, reklamacjach lub roszczeniach Użytkownik kontaktuje się z Synomi pod adresem support@synomi.ai.

10. Postanowienia dotyczące aplikacji na system Android (Google Play)

Korzystanie z Aplikacji pobranej z Google Play podlega dodatkowo Warunkom korzystania z usługi Google Play (Google Play Terms of Service). Google nie jest stroną niniejszych Warunków.

11. Wsparcie i reklamacje

11.1. Wsparcie dla Użytkowników Synomi dostępne jest z poziomu Aplikacji — poprzez system zgłoszeń (tickets) działający 24/7.

11.2. W przypadku braku możliwości zalogowania się do Aplikacji zgłoszenie należy wysłać na adres support@synomi.ai wraz z opisem problemu — z adresu e-mail przypisanego do Konta Użytkownika w Synomi.

11.3. W przypadku problemów z rejestracją firmy zgłoszenie należy wysłać na adres hello@synomi.ai; odpowiedź udzielana jest w terminie do 7 dni roboczych.

11.4. Reklamacje rozpatrywane są w ciągu 14 dni roboczych.

12. Zmiany Warunków

12.1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszych Warunków. O zmianach Użytkownicy zostaną powiadomieni drogą mailową z 14-dniowym wyprzedzeniem.

12.2. Korzystanie z Aplikacji po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację.

13. Postanowienia końcowe

13.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszymi Warunkami zastosowanie mają Regulamin serwisu Synomi oraz przepisy prawa holenderskiego. Wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy (Rotterdam).

13.2. Warunki w wersji 1.1 wchodzą w życie z dniem 28 lipca 2026.

14. Kontakt